一是应做好人员管理。按照管理体系的要求,机构做好人员管理包括确定任职条件,做好人员选择、人员培训、人员监督、人员授权和人员能力监控,这是确保人员具备履行职责能力的完整流程。但作为一个机构,除这些之外,还应设计好薪酬结构、晋升渠道、绩效考核、激励机制等机制,并逐步改进完善,以使人员形成能力、安下心来并具备较强的执行力,这是机构较为关键的一个基础性工作。
二是应做好设备设施管理。实验室管理体系对设备设施的管理规定较为完整,包括设备设施配备、使用维护、检定/校准、投入使用或重新投入使用前确认、设备标识、设备保护、期间核查、故障处理以及计量溯源性等要求。设备作为计量器具,按照《计量法》的要求,计量器具应确保量值准确;设施虽不算是计量器具,但对数据结果存在直接影响,应适宜于实验室活动。对设备设施的这些管理规定和要求,是对设备设施管理的经验总结,符合设备实施管理规律。机构应将其作为一项经常性、基础性工作,注重设备管理人员的培养,形成标准化操作流程,使设备设施始终保持良好状态,更好地支撑技术运作。
三是应建立和运行好管理体系。实验室管理体系是实验室获得成功的必要条件,建立和运行好管理体系,一方面能够获得相关方的承认或认可,另一方面可以较好地保证数据结果的质量。按照管理体系规范实验室管理,是国际国内确保数据结果质量的通行做法,它是在正确理解和有效描述对数据结果有影响的各要素前提下,提出了适当的管理要求。对机构来说,管理体系不仅是管理要求,更多的是对各项工作流程的设计和优化。实验室应将管理体系运行作为一项基础性工作,尽可能使这些流程稳定运行,确保数据结果质量,还可提高效率、减少风险。
四是应做好外部产品和服务采购。虽然“采购”也在管理体系中做了规定和要求,但考虑到“采购”的影响越来越大,机构也可将其作为一项基础性工作。“采购”对机构的影响,包括产品和服务的质量、价格、交付时限和后续服务等因素。市场上供应商多不胜数,规模、品质、信誉参差不齐,机构选择一个好的供应商并非易事。机构并不能直接判断产品和服务的质量,会对数据结果的有效性造成影响;任何供应品总会有一个市场均价,关系到机构能否获得低于市场均价的供应品,对机构的议价能力是种考验;及时交付,关系到机构运行效率和对客户的交付时限,起码应受控,不能任由供应商决定。考虑到机构“采购”在选择供应商时还存在转换成本,做好外部产品和服务的采购显得较为重要。
五是应保持适宜的检测能力。检测能力包含两方面的内容:检测范围和能够完成的“最大检测量(相当于产品生产中的产能)”,实验室对检测参数范围的确定和对最大检测量的控制也应是一项基础性工作。机构对检测范围的确定大多是根据市场需求或参照同行而设计,而需要根据自身的目标市场确定,还需要考虑自身发展战略。对最大检测量的控制,许多机构需要建立起这个概念,无论是在营销活动中还是在日常检测工作中处于盲目或者依靠预估,使机构的成长发展受到限制。对自身检测能力作出定量的测定,并适时进行调整,应是机构一项需要关注的工作。
对于这些经常性、基础性工作,各机构会依据自身实际有所侧重。但只要意识到并逐步强化,实验室必然会得到持续健康、高质量发展,可在激烈的市场竞争中占据优势地位。