一、从质量管理体系标准出发，回答标准提出的所有要求
既然质量管理体系标准具有指导和证实作用，我们完全可以以标准的框架为思路，回答标准所提出的要求。
组织应按IS09001:2015标准的要求，构思本组织应建立的文件。
标准提出了对质量管理体系文件的要求，每一具体条款都可能涉及至少一项质量活动的要求，我们应该在自己的文件中阐明如何实现这些要求。
如对“不合格品控制( ISO9001:2015称为“不合格输出的控制")”条款，我们在文件中应说明如何对不合格品进行控制，如谁来管这件事，何时何地如何控制，按什么规定，形成什么记录。对标准所有要求，都要作出明确唯一的回答，一个都不能少。
二、从组织实际出发， 体现自己的特点
标准的每一款要求都是通用的，面向各种类型、不同规模的组织。
但如何达到要求却是各式各样的，各不相同的，应根据自己的情况，因地制宜的。如同我们要求大家要参加体育活动，锻炼身体，而每个人根据自己的情况选择不同项目、不同方式来进行锻炼。抗日战争打游击战，是地雷战还是地道战，各村有各村的高招，不存在一个统一的办法。
因此照抄别人的文件是不行的，完全生吞活剥照抄标准更是不可取的，因为标准提到的是要求，而没有告诉我们达到要求的办法，如何实施来满足要求是组织自己的事。
这里还提倡不要照抄标准的语言来写文件，我们提倡采用标准的术语，但要在理解标准的基础上，用自己的语言，说明用什么办法来满足标准的要求。
否则标准提出“组织应ABC", 文件写成“本公司做到ABC", 这种文件并没有回答标准提出的要求，毫无指导意义。
体现自己的特点还表现在文件的集中和分散，文字的详尽和简约的程度上。这要根据产品过程的复杂程度，规模大小，员工文化程度和素质高低来灵活运用，总的原则是从组织实际出发，满足需要为原则。
三、领导层要全程参与
文件编写不要被认为是项单纯的文字 工作，单纯交给一个脱离了职能部门的写作班子就可以了。
它实际上是一项管理工作的设计和策划。尽管大的决策，如方针、目标、组织结构、职责权限等已由领导层商定，但在编写过程中往往会提出一些需从全局权衡的问题，随时需要体现领导的意图和抉择，所以管理者代表一定要 全程跟踪文件的编写。
根据出现的问题与领导层沟通，随时作出决策，否则，全部等待领导审批过程再解决，往往会导致返工，影响进度，同时会降低文件的质量。
四、尽可能由职能部门起草操作性的文件
除质量手册以外的文件，尽可能由负责该项内容的专业职能部门来起草，如由负贵采购的供应科起草有关采购方面的文件。
首先，职能部门都有负责工作设计的责任，这些部门具有从事这些工作的经验，在学习和理解标准的基础上，它们起草的文件，一般具有可操作性，能从实际出发，继承原有的经验。
这些文件再经过讨论，平衡补充后，往往能取得良好效果，而且实施起来比较顺畅。
如果把所有文件全由写作班子或质管部门“包办”，尽管冥思苦想，精心设计，但一经讨论，职资部门或者“百般挑剔”，或者“未置可否”，使工作陷于被动，也会增加试运行中的困难。更可能带着“问题”，长期运转不畅。
当然在尽可能由职能部门起草的情况下，专业管理部门仍有很重的“把关任务”。各职能部门编写的文件往往有“门槛较低"和“本位主义”的可能，需要专业管理部门，进行与标准衔接和部门之间的协调工作。
同时也还有许多综合性很强的文件，很难由某个专业职能部门来起草，例如“数据分析”方面的文件，可以由质管部门负贵起草。
