企业在追求持续发展和市场竞争力的过程中，关于管理体系的监督审核（年审）扮演着至关重要的角色。它不仅是对企业当前管理体系运行状态的全面体检，更是推动企业不断自我完善、提升管理水平的关键环节。
因为管理体系认证包括初次审核、监督审核和再认证审核。
初次审核评估企业体系建立和实施的有效性；
监督审核确保体系持续有效运行并检查持续改进；
再认证审核则重新评估体系符合性与有效性。
每个审核类型都有其特定目的和侧重点，共同确保企业管理体系的长期有效性和持续改进。
什么是监督审核（年审）？
在企业获得管理体系认证证书后，为了确保体系持续有效运行，认证机构会定期（通常每年一次）进行监督审核。
监督审核重点在于检查体系的持续符合性、有效性和适应性，以及是否进行了必要的持续改进。
审核范围可能涉及体系的部分区域或职能，而非全面审核。目的是确认企业在认证有效期内管理体系持续满足标准要求。
监督审核的时间范围是？
是从初次认证现场审核的当天起，间隔时间不超过12个月。在证书的三年有效期内，企业需要进行两次监督审核。
一、为什么要坚持做监督审核？
1、确保证书持续有效，符合认证管理规范
管理体系证书的有效期限为三年，在此期间，企业需通过监督审核来确保证书的持续有效性，从而保障证书在实际使用中的法律效力。
此证书不仅是企业赢得客户与消费者信任的关键，也是申请政府科技项目及专项扶持资金的竞争优势之一。
尤为重要的是，及时通过监督审核维持证书的有效性，已成为企业参与招投标的必要条件。
2、实时更新认证证书信息
在监督审核过程中，企业可趁机更新证书上的信息，如场所变更、员工人数变化等，确保证书信息的准确性。
同时，企业还有权向认证机构申请调整认证范围，经监督审核现场确认后，使证书信息更贴近企业当前的实际运营状况。
3、揭示管理短板，助力体系优化运行
监督审核不仅关注体系的合规性，更致力于持续改进。
一年一度的审核，有助于企业精准识别管理体系中的不足与待改进之处，从而全面优化研发、生产、销售、采购、人力资源、财务管理等各个环节。
监督审核作为推动组织持续改进的强大外力，对提升企业整体管理水平具有不可估量的价值。
二、监督审核时会有哪些常见的问题？
1.文件记录不完整或缺失：如质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格等文件缺失或不完善。
2.流程执行不到位：质量控制流程、纠正与预防措施流程等未严格按照体系文件执行。
3.员工培训不足：员工对管理体系要求的理解和执行能力有限，导致操作不规范或错误。
4.客户满意度调查不足：未能充分收集和评估客户满意度信息，无法及时了解客户的需求和期望。
5.文件照搬照抄：照搬照抄初审文件，文件缺乏阶段性表现，不符合当下企业生产情况。
6.硬件条件不足：厂房或车间硬件设施先天不足，从根本上不符合标准要求。
7.企业认证范围更改：未主动向认证机构申报认证范围的变更，或未配合认证机构进行重新审核。
8.文件造假：为避免外部审核时发现系统问题，单独做一套假记录应付审核，导致记录与实际生产不关联。
9.缺乏持续改进：对审核中发现的问题和不足之处不进行认真分析，不制定改进措施或改进措施不到位。
三、监督审核不通过的影响
如果企业的体系认证监督审核（年审）因为上述问题导致认证不通过，可能会导致一系列严重的后果。
1、丧失认证资格
撤销或暂停认证证书：认证机构有权撤销或暂停企业的认证证书，这意味着企业不再拥有该管理体系的认证资格。这将对企业的市场形象和信誉造成直接打击。
2、市场竞争力下降
错失业务机会：在一些行业或市场中，体系认证是客户或招标方的明确要求。失去认证资格可能导致企业在市场竞争中处于劣势，错失重要的业务机会。
品牌形象受损：未通过体系认证审核可能使客户、合作伙伴以及市场对企业的质量管理能力产生质疑，进而损害企业的品牌形象和声誉。
3、合同履行风险
合同违约风险：如果企业在与客户签订的合同中明确承诺了拥有有效的体系认证，而实际上却未能通过监督审核，这可能构成合同违约。企业可能需要承担违约责任，包括赔偿客户损失等。
4、法律风险与处罚
虚假宣传的处罚：如果企业在丧失认证资格后仍然宣称自己拥有该认证，可能构成虚假宣传。根据相关法律法规，企业可能面临罚款、吊销营业执照等处罚。
产品质量不合格的处罚：如果体系认证监督审核不通过的原因与产品质量不合格有关，企业还可能面临产品质量法的处罚，包括责令停止生产、销售，没收违法产品，并处以罚款等。
四、监督审核应对策略
1.时间管理：企业应提前至少三个月开始规划年审准备工作，确保有足够的时间进行内部审查、整改和资料准备。
2.文件更新：审查并更新所有体系文件，确保其与当前业务实践保持一致，且符合认证标准的要求。
3.内部审核机制：建立定期的内部审核计划，确保体系运行的每个环节都得到有效的监控和评估。
4.不符合项管理：对内部审核中发现的不符合项进行及时记录、分析、整改和跟踪，确保问题得到有效解决。
5.建立反馈机制：通过问卷调查、客户访谈等方式，定期收集客户对产品和服务的反馈。
6.数据分析：对收集到的反馈进行数据分析，识别改进机会，制定并实施改进措施。
7.准备充分：提前准备好所有必要的文件和记录，确保审核过程的顺利进行。
8.开放沟通：与审核员保持开放、诚实的沟通，积极回答审核员的问题，提供必要的解释和说明。
9.闭环管理：确保所有改进措施得到有效执行，并对改进效果进行验证和跟踪。
企业在面对体系认证监督审核时，应树立正确的认知，合理配置资源，积极应对审核结果，并重视持续改进和创新。只有这样，才能确保管理体系的持续有效运行，为企业的长期发展奠定坚实的基础。
