第一部分：制定流程的目的
搜集、审视、维护新供应商的信息或供应商变更信息（供应商主数据），这些信息用于供应商认证、选择和付款等目的。
第二部分：适用性
新供应商信息的维护和供应商信息变更。
第三部分：采购部内部的分工
采购寻源：要求供应商提供信息，检查供应商提交文件的齐全性；
采购跟单：录入供应商基本信息；
采购负责人：审核供应商资料、审批供应商信息。
第四部分：具体操作
第一步：要求供应商提供信息
对于新的潜在供应商，采购部向供应商收集基础信息；对于供应商信息变更，采购部向供应商收集变更信息。
第二步：提供基本信息
（1）新供应商需要提供的信息是：
供应商基本信息表、营业执照复印件（盖公章）、银行开户证明、代理证（代理商须提供）、保密协议、技术质量保证协议、企业组织架构说明、业务流程图、产品资料、质量体系认证证书、生产设备清单等。
（2）供应商信息变更要求提供的资料是：
新供应商的营业执照、 《企业变更名称登记核准通知书》（或注册机构提供的类似更名证明，直接更名用）/政府机关出具的企业改制文件（直接更名用）、供应商更名通知等。
第三步：审视并生成维护信息
审视供应商提供的基本信息并申请维护供应商信息。
第四步：审核、审批供应商资料
从以下角度进行审核、审批：
（1）从业务角度对供应商资料进行审视，决定是否批准；
（2）从供应商资料的齐备性及规范性进行审核，对于资料不齐备的，退回要求补齐资料。
第五步：录入供应商信息
审批通过后在ERP系统录入或更新供应商信息。同时纸质资料存档。
第五部分：相关表单
1.信用分析工具表；
2.新供应商需提供资料清单；
3.供应商基本信息表；
4.供应商信息询问问卷；
5.供应商现场考察报告；
6.供应商竞争性评估表。
新供应商应提供的资料
必须提供的：
1.《供应商基本信息表》
2.《供应商信息询问调查表》
3.《供应商评审表》
4.营业执照
5.银行开户证明
6.代理证（代理商须提供）
7.供货协议
8.保密协议
9.技术质量保证协议
尽量提供：
10.公司组织图与介绍、主要流程图
11.近期的财务报告
12.相关产品情况介绍
13.质量体系认证证书（定制件制造商必须提供）
14.生产设备清单、关键设备能力（定制件制造商必须提供）
