一、需求分析与规划
1.明确采购需求
由采购部门、厨房团队（或生产部门）、食品安全管理部门共同商讨确定采购的食品种类（如新鲜蔬菜、肉类、海鲜、粮食、食用油等）、规格（如蔬菜的品种、肉类的部位和等级、粮食的产地和质量等级等）、预计采购量（根据企业的销售预测、顾客流量等确定）、质量要求（包括新鲜度、营养成分、农药残留限量、兽药残留限量、微生物指标等）以及交付时间（如每天的送货时间、特殊活动的供应时间等）。
根据餐饮企业的定位（如高端餐厅、快餐连锁、食堂等）、目标客户群体（如商务人士、学生、普通消费者等）、预算限制等因素确定采购策略，例如是追求高品质食材、成本优先还是两者兼顾。
2.规划筛选流程
制定涵盖信息收集、初步评估、实地考察、样品检测、最终决策等阶段的筛选时间表。例如，信息收集阶段为1 -2周，初步评估1周，实地考察1-2周，样品检测1-2周，最终决策1周。
确定参与筛选过程的人员，包括采购专员、食品安全专员、厨房主管（或生产负责人）、财务人员等，并明确各人员的职责。
采购专员负责整体流程协调、供应商信息收集与初步沟通；
食品安全专员负责审核供应商的食品安全相关资质和质量控制措施；
厨房主管（或生产负责人）从使用角度评估供应商的产品适用性；
财务人员分析价格和成本因素。
二、信息收集
1.内部信息整合
采购部门收集企业内部各部门（厨房、仓库、销售等）对以往供应商的反馈，如食材质量、交货及时性、服务态度等方面的问题和满意度情况。
整理现有的供应商名录，查看是否有满足新采购需求的潜在供应商，或者是否有可参考的合作经验。
2.外部信息搜索
利用食品行业展会、研讨会等活动收集供应商信息，获取产品样本、宣传资料、联系方式等。
在食品行业专业网站、B2B平台（如食品商务网等）上搜索潜在供应商，查看其产品供应范围、企业规模、客户评价等信息。
向同行企业、食品行业协会咨询推荐供应商，了解行业内口碑较好、信誉较高的供应商。
3.建立潜在供应商名单
将收集到的潜在供应商信息进行整理，建立名单，包含供应商名称、地址、联系方式、主营食品种类、企业规模等基本信息。
根据采购需求初步筛选名单，排除明显不符合要求的供应商，如不提供所需食品种类、企业规模过小无法满足采购量的供应商。
三、初步评估
1.资质审核
要求潜在供应商提供营业执照、食品生产/经营许可证、相关认证（如ISO 22000食品安全管理体系认证）等资质文件副本，并与原件核对。
由食品安全专员和采购专员共同审核资质文件的真实性、有效性、经营范围是否符合要求，如食品生产许可证的产品类别是否包含所供应的食品。
2.基本信息评估
采购专员通过电话、邮件或在线问卷与潜在供应商沟通，获取企业成立年限、员工数量、主要客户等基本信息。
根据这些信息评估供应商的稳定性和规模是否能满足企业需求，例如成立年限较长、拥有较多员工和稳定客户的供应商可能更可靠。
3.食品安全体系评估
食品安全专员要求供应商提供食品安全控制体系文件，如质量手册、操作规范、检验检测标准等。
评估其食品安全体系是否涵盖从农田到餐桌的全过程，包括原材料采购、生产加工、包装运输、储存等环节的质量控制措施，如是否有农药残留监控计划、食品添加剂使用规范等。
4.价格与成本分析
财务人员与采购专员分析供应商提供的报价单，除了采购价格，还要考虑运输成本、包装成本、损耗成本等综合成本。
对比市场平均价格评估报价合理性，若报价过低需探究是否存在质量风险，报价过高则分析成本构成原因。
根据初步评估结果对潜在供应商进行打分（如资质审核30%、基本信息10%、食品安全体系40%、价格与成本20%），筛选出部分供应商进入下一轮。
四、实地考察
1.考察团队组建
由采购专员、食品安全专员、厨房主管（或生产负责人）组成考察团队。
明确各成员考察重点：采购专员关注企业运营规模、生产能力等；食品安全专员重点考察食品安全控制措施、卫生状况等；厨房主管（或生产负责人）查看食材的实际质量、新鲜度等。
2.考察内容
生产环境与设施
查看生产车间（或种植基地、养殖场地）的卫生状况，包括地面、墙面、设备清洁度，是否有防虫、防鼠、防尘等设施。
检查食品加工设备（如切割设备、烹饪设备、包装设备等）的先进性、维护保养情况，种植/养殖场地的土壤、水质、空气等环境质量。
生产流程与质量控制
观察食品生产流程是否规范，是否严格按照操作规范进行加工、种植或养殖。
检查原材料验收环节，是否对进货的食材进行严格检验（如农药残留检测、兽药残留检测等）。
查看生产过程中的关键控制点（如食品加工的温度、时间控制，储存的温湿度控制等）的监控措施。
了解成品的检验检测流程，是否对每批产品进行抽检，检测项目是否涵盖食品安全标准要求的各项指标。
库存管理
检查原材料仓库和成品仓库，查看库存管理系统是否完善，能准确记录食材的出入库时间、数量、保质期等信息。
查看食材的存放是否合理，如生鲜食材是否有冷藏、冷冻设施且温度符合要求，干货是否防潮防虫等。
评估库存周转率是否合理，避免库存积压导致食材变质或过期。
企业管理与文化
与供应商管理层和员工交流，了解企业管理模式，如是否有明确的岗位职责、绩效考核制度等。
感受企业的文化氛围，是否强调食品安全意识、员工培训和团队合作等。
3.考察报告撰写
考察团队成员分别撰写考察报告，内容包括考察基本情况、发现的问题、供应商的优势和劣势等。
汇总考察报告形成对供应商的综合实地考察评价。
五、样品检测
1.样品采集
根据采购需求，从供应商处采集具有代表性的食品样品，如不同批次、不同包装位置的食材。
记录样品的名称、规格、采集时间、采集地点、供应商名称等信息，并确保样品标识清晰。
2.检测项目确定
由食品安全专员根据国家食品安全标准、企业内部质量要求确定检测项目，如营养成分分析、农药残留检测、兽药残留检测、微生物指标（菌落总数、大肠菌群、致病菌等）检测等。
3.检测机构选择
如果企业自身有检测能力，可在内部实验室进行检测；否则选择具有资质的第三方检测机构，考察其检测资质、设备先进性、人员专业水平等因素。
4.检测结果分析
根据检测结果评估供应商的产品是否符合要求，若不合格分析是个别现象还是普遍问题，是否可改进达到要求。
将检测结果作为重要依据决定是否继续考虑该供应商。
六、最终决策
1.综合评估
采购部门组织参与筛选过程的人员召开会议，各人员分别汇报初步评估、实地考察、样品检测等情况。
根据各方面评估结果对供应商进行综合评分（如初步评估30%、实地考察30%、样品检测40%）或排名。
2.选定供应商
根据综合评估结果选择最符合需求的供应商作为合作伙伴，可确定一家主要供应商和若干备用供应商。
与选定供应商进行合作洽谈，签订合同明确采购食品的种类、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。
