档案包括供应商的基本资料，如公司名称、地址、电话、负责人、资金、营业执照等，建立基本资料卡，并由电脑来存档并管理，以便随时查阅（电子表格或者供应商管理系统）。
当与供应商签订供货合作之后，采购人员就要建立供应商档案；
应为毎个供应商单独设—个编码以方便后期的管理。
在供应商日常供货的过程中，要对其供货情况进行详细记录，如供货的品质、供货的及时性等；
毎次对供应商进行评价之后都要将供应商的成绩记录在之前建立的档案中，以备随时査验；
而且还要定期对供应商档案进行整理使其保持良好的秩序；
如果有不再合作的供应商，要将其档案从正常供应商档案中单独分离出来，分区放置。
一、如何将供应商分类管理
1、评估供应商在行业中的地位，进行供应商等级分类，更好的评估采购产品的风险系数。
2、通过对供货产品的每年度或每季度采购金额比较，进行产品分类，从而分析产品的风险系数 通过以上两点可以更好的进行供应商管理。
二、针对合格供应商必须具备以下几点：
1、供应商的基本资料：营业执照、生产许可证等必备资料。
2、价格资料，每年采购物品的执行价格 。
3、项目合同、协议条款等 。
4、质量问题的处理资料。
5、每年的供应商评估或评分机制。
6、各类行业必备的认证。
7、样本之类文件。
8、材质证明等资料
以上可根据每个供应商的特点作好各自的档案和文件归档管理，且务必对每个供应商作好不同的供应商管理编号，单独将所有供应商的价格归在一起并存档管理，但必须是同一个年度的归在同一个文件夹里方便年度汇总和查阅。
三、还需要编制一份供应商通讯录
可做一份电子表格就行了，不一定要用专用的供应商管理软件，只要能够管理好供应商就可以。
可以大致分为以下几类：编号、 供应商代码、 供应商名称、 物料名称、 负责人、 办公室电话、手机号码、传真 邮箱、公司地址等。
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