从采购角度来看，总希望供应商交期短且可靠。但在日常工作中，交期不稳是采购管理的常见问题，以往采购要想做好保供工作，都是采取较为被动的做法，如催货、准备安全库存，但这些都无法从根本上解决问题。真的没有其他办法了吗？
为了化被动为主动，采购就需做好供应商交货期的管理。一起来看看究竟该怎么做吧~
一、什么是交期管理
采购方与供应商签订了合同，或者下发了订单给供应商之后，确保供应商按照约定的交期交付的过程，就是交期管理。
更深入地说，企业需要了解供应商的生产进度，确保他们能够按照要求的时间交付。
另外，采购方计划的调整，也可能会造成交付计划提前或者延后，采购方需要与供应商协商满足相关需求的交付时间。
不同类型、不同行业的企业对交期管理的理解可能是不一样的，标准化的物资供应商可能备有库存，只要订好合同，按要求交货，没有什么值得研究的。
但是定制化的产品，或者涉及多种物料组合，以及在一些项目式的采购中，交期管理就有一定难度了。
二、影响交期的5个关键因素
供应商不能准时交货，在企业采购中普遍存在，而且似乎很难从根本上解决。事实真的是这样吗？
原因分析到位，定向改善，只要管理得当，定能找到适合的解决方案，我们把实际影响交期的因素分为了六大类，一起来看一下！
1、需求与产能不对等
当企业需求＞供应商产能时，生产前置时间会因为增加的等待时间而加长，总交期就会变长，且难以预测。
生产前置时间：整个交期中所需时长最长的部分，包括生产线排队时间、准备时间、加工时间、工序之间的等候时间、物料运输时间等等
2、需求不稳定
企业采购需求多受季节、时间、事件、销量等因素影响，随机变动性强。
不稳定的需求对供应商的工作量以及实际的产能利用率有直接影响，在需求变动前，需要与供应商确认产能。
3、产品复杂性
复杂性越高的产品，制作流程越复杂，所累积的前置时间越长，一个定制化的产品，其交期比一个标准产品时间长，是很常见的事。
4、运送的距离
交期的长短与供应商和客户之间的距离、交货频率以及运输模式有直接的关系。一般而言，距离较远的供应商其交通时长越长，客户所承担的变数越大。
5、其他不可抗力
比方说由于台风、寒潮等极端天气，造成的无法开工。或者关税变动，造成运输费用产生较大的变化，或者上游供应商出现问题，以至于他们无法开工等。
6、供应商自身的原因
比如没有做好生产计划、错误估算产能、供应商上游物料采购时间过长、其他订单客户优先级更高等等；
通常来说，影响交期的因素是由采购方企业和供应商两个方面构成的，为了预防交期拖延的情况，我们就要综合考量影响交期的各种因素，提前规划，提前布局。
三、如何改善供应商交期
对于已经发生的问题，其实没什么好办法，该赔偿与供应商协商赔偿即可，如何防患于未然，以及如何优化这种情况，才是我们需要探讨的。
需要注意的是，经济处罚并不能真正解决供应商无法准时交货的问题，一味的要求赔偿，甚至会导致供应商的积极性和配合度降低。
如果不深入了解，仔细分析，改善采购流程和供应商管理，协助供应商尽可能地控制稳定的交期，只是通过电话频繁催货、事后罚款，不仅可能影响采供合作关系，对于采购人员的职业发展也是没有任何帮助的。
如何从根本上预防这种情况？在研究了众多企业的采购流程后，我们建议可以从以下几个方面，改善供应商的交期管理。
1、降低供应商接单的变异性
供应商的产能短期来看是很固定的，需求变动会影响供应商的工作量，会直接影响到交期。在依订单生产(Make-to-order)的型态下尤其明显，交期时间通常较长。
供应商面临的需求变动是由客户下单的模式所造成的。当客户(采购)更改数量、更改交货日期或频繁的更换供应商，供应商面临的需求也跟著更动。客户(采购)的下单模式，则与其主生产排程有极大的关系，因此，采购最好将动点放在与供应商沟通上，让采购了解供应商的产能分配状况，而供应商也要能了解客户的实际需求，使供应商产能的分配能配合实际客户需求的变动。
因此，采购最好将重点放在与供应商沟通上，主动了解供应商的产能分配状况，也要让供应商了解你方的实际需求，将产能分配可以配合到你方需求变动，从而减少因数量、设计、交期更改带来的损失。
2、降低整备时间(Set-Up Time)
供应商整备时间的改善可以增加生产排程弹性，并且降低生产的时间，在JIT的生产环境下，其影响尤其显著。降低整备时间有以下的方法：
（1）购买新机器设备或机台重新设计变更。
（2）使用电动或气动辅助设备。
（3）安装快速夹持装置。
（4）透过工业工程进行工作流程分析改善。
（5）使用标准物料与工具。
3、解决生产上的瓶颈(Bottleneck)
密切关注生产进度，帮助解决生产瓶颈。非连续性制程中，要依需求量来平衡每一个工作站的可利用产能是非常难的事，总会有一些工作站忙不过来，而一些工作站却閒置著。忙不过的工作站会造成瓶颈现象，而瓶颈会影响产出量(Throughput)的多寡，也会影响整个制造交期。
以下是有关瓶颈现象的一些重点：
（1）非瓶颈工作站的利用并不在其产出量，而在其他工作站的限制。
（2）非瓶颈工作站并不因为每次被使用到而会有百分之百的产出。
（3）生产线的产能主要是由瓶颈工作站的产能所决定。
（4）非瓶颈工作时间的节省对交期没有任何帮助。
（5）产能(Capacity)与需求优先顺序(Priority)，必须同时被顾及到。
（6）工作量可以也必须作一适当的分配。
对于瓶颈，有以下的一些解决方法：
（1）在每一瓶颈工作站前，安排一缓衝库存区(Buffer)。
（2）控制材料进入瓶颈工作站的速度。
（3）缩短整备时间(Set-up)，以增加瓶颈工作站的产出量。
（4）调整工作量的分配。
4、降低运送的时间
运送时间与供应商和客户之间的距离、交货频率以及运输模式有直接的关系。
①使用当地的供应商可大幅降低运送时间，如果供应商位于海外，无论是海运或空运，寻求一个信用良好、价格合理、效率高的货运承揽业者(FreightForwarder)是非常的重要。
②如货物需要上栈板，货柜内的空间利用率也要加以详细计算。若是货品不多，也可考虑併货的方式，来节省出货成本及时间。
5、降低行政作业时间
行政作业时间的降低，可透过良好的沟通、正确的资料以及有效率的采购作业流程为之。采购作业在公司内部与各公司间资讯的流通佔有相当多的比重。
快速资讯流通可以透过不同型态的工具来达成，包括了利用电子资料交换(EDI)、条码(BarCode)、传真、电子邮件(e-mail)、电话或是互动式多媒体，加上人造卫星的利用，资讯可快速的传递到任何角落。行政作业时间的改善必须和供应商一起努力，才能收到最佳的效果。
另外，在主生产排程确定后，要避免紧急插单的情况发生，任何插单的动作都会引起排程混乱，对交期的延误有扩大加乘的效果。
6、及时供货采购(Just-In-Time Purchase）
【及时供货的特性可从数量、品质、供应商以及制程四个方向来观察。】
数量的特性：
稳定的产出率。
小批量、频繁的交货。
长期合约型态，如使用总括订单(Blanketorders)
利用看板(Kanban)管理生产排程。
每次交货数量都可有不同，但整份合约的总数量是固定。
不接受过多或短少的交货数量。
鼓励供应商以确实数量包装。
鼓励供应商降低生产批量(lotsize)。
品质特性：
简化产品规格，使用较多性能或功能规格，较少设计规格。
供应商协助达成品质的要求。
买方的采购人员，与供应商的品管人员关系密切。
鼓励供应商采取制程控制(ProcessControl)，而非以检验方式。
设计：
可以快速反应工程变更。
由于性能或我能规格，设计可有较大的创新空间。
行政效率：
供应商班底的数量少，询价次数可以降低。
书面作业及催货频率可降到最低。
交货流程简化。
生产力：
降低重工率，并降低品管检验的工作。
降低交货延误的机率。
交货频率高、批量小且可靠，可降低采购、生管、仓管的监督工作。
7、让供应商管理库存(VMI,Vendor Managed Inventory）
让供应商承担库存管理的责任，在这个观念下，供应商负责库存的计划与 保持，所有库存的所有权(ownership)在供应商，直到原料被提领消耗掉或转换为成品为止方转移至客户。
目前以下列三种做法较为普遍：
（1）供应商派驻一位于客户厂区内的人员(vendoron-siteplanner)，实际使用客户的电脑系统，替客户执行物料计划及补充的工作。
（2）供应商的工厂与客户的电脑系统连线直接取得客户的物料需求计划(MRP)资料。
（3）对于持续固定使用且数量变化小的材料补充，如气体、油料等储存槽上有容量水准显示装置，供应商可依照显示迳自进行补充作业。
寄货采购(Consignmentbuying)则是另一种供应商承担库存的采购交易方式，供应商于买方厂区库房内保持一定水准的存货数量，货品的所有权也在供应商，客户由仓库提领货品使用时，才需执行付款的责任。
由于是供应商替客户来做库存管理，供应商必须保证供料的及时性及可靠性，如此可大幅降低交期的时间。另外，供应商对客户的实际使用率及取货的模式有充分的了解，对供应商自己的生产排程也有正面的帮助。
8、在绩效考核方面，加强交货期管理
（1）建立交期管理的相关考核指标，例如：
①交货准时率=（按时交货次数/总交货次数）×100%
②交货延迟率=（延迟交货次数/总交货次数）×100%
③延迟件数率＝（每月交期延迟件数÷每月订单件数）×100%
（2）定期对供应商交期进行考核
例如企业可以就生产供货指令的承诺进行评审，包括正常交货计划的执行情况、紧急或特殊交货的计划执行情况、执行供货指令的准确性等，从而判断供应商在交货期方面的表现。
对于表现不佳的供应商，企业可以采取相应的措施进行改进和优化，以保证供应链的稳定和高效运作。
（3）通过奖罚来进行改善交期管理
例如对于能够按时交货的供应商，可以给予一定的奖金、提高其优先级、增加订单量等。这样可以激励供应商更好地履行合同。
而对于经常延迟交货的供应商，可以采取扣除违约金、降低其信用评级、减少订单量等方式。促使供应商重视交货期问题。
除此外，采购也可在与供应商签订合同时，设立交货期保证金，一旦供应商未能按时交货，按照合同规定扣除保证金，这样可以对供应商产生一定的约束力，促使其重视交货期。
交期管理是除了质量和成本这两者管理外，另一个帮助提升企业竞争力的重要参照要素。
而平时采购小伙伴们要记得对每个供应商交期管理过程中出现的问题建立《问题清单》进行记录，然后定期进行总结，与供应商一起分析原因并制定解决方案。
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