1、目的
对公司内的内外部活动沟通的职能及其相互关系予以规定和沟通，以促进有效的实施管理体系。
2、适用范围
本程序适用于公司内对管理体系有关的管理层及各职能部门和有关人员内外部沟通活动的职责、权限的规定。
3、职责
3.1质量管理部负责行政主管部门的外部信息与公司内部信息交流的归口管理，负责将公司相关的信息归档和传递。
3.2销售部、供应链部负责公司外部与顾客、市场方面、各类物料供应商等有关信息的沟通。
3.3各部门/人员负责本部相关的信息归档，如需要也可传递质量管理部负责协调管理。
4、控制程序
4.1信息交流
4.1.1信息的分类
4.1.1.1外部信息
（1）立法和执法主管部门、认证机构、社会团体、检验检测机构等检测或检查的结果及反馈的停息。
（2）政策法规标准类停息，如国家、国际、行业和地方的食品安全保护法律法规及其他要求。
（3）其他外部信息，如顾客使用产品方面的信息、供应商产品信息、相关部门直接从外部获取的有关技术、食品链中的安全危害方面的信息。
4.1.1.2内部信息
（1）常规信息，如食品安全目标和指标的检测记录，内审和管理评审报告以及体系正常运行的其他记录等。
（2）不符合信息或潜在的不符合信息。
（3）紧急信息，如出现重大食品安全、环境污染事故，出现水灾、洪涝、召回等情况的信息及记录。
（4）其他内部信息。
4.1.2信息的收集与处理
（1）信息传递方式可采用书面记录，资料交流，电子媒体，通讯等方式予以传递。
（2）外部信息的收集与处理：
① 质量管理部、销售部负责执法主管机关、认证机构、海关、产品检验检测机构等检测或检查结果及反馈停息的收集，并传递到公司各相关部门。当检测或检查结果不符合时，按《纠正及纠偏措施管理程序》的要求处理；
②政策、法律法规标准类信息由质量管理部及相关部门负责收集、更新及处理，见《文件控制程序》；
③供应链部对物料供应商、废物的收购方、运输公司等相关方进行信息沟通，并在需要时对其施加影响。
对来自上述投诉处理详见《纠正及纠偏措施管理程序》，一般般情况下在对方有要求时，应在一周内予以解决和答复；上述相关方反馈的信息，可由对应部门以《信息处理反馈单》的形式传递到相关部门/人员。
（3）产品安全信息的处理：主管职能部门在收到与下述方面有关的食品链中食品安全危害相关变更信息时，应及时传递到产品安全小组，产品安全小组负责更新和评价产品安全危害信息：
①产品或新产品；
②原料、辅料和服务；
③生产系统和设备；
④生产场所，设备位置，周边环境；
⑤清洁和卫生方案；
⑥包装、贮存和分销系统；
⑦人员资格水平和（或）职责及权限分配；
⑧法律法规要求；
⑨与食品安全危害和控制措施有关的知识；
⑩组织遵守的顾客、行业和其他要求；
⑪来自外部相关方的有关问询；
⑫表明与产品有关的食品安全危害的抱怨；
⑬影响食品安全的其他条件。
4.1.3信息库的建立和应用
各部门负责建立部门的信息库，不断汇集各方面反馈的信息；按照信息载体的不同提供相应适宜的工作环境，分别存放、保管并整理分类，制成索引便于查阅，确保已经获取信息的完整性和可用性。
4.2内部沟通
公司的最高管理者应确保在不同层次和职能之间，就管理体系的过程，包括产品安全、控制要求，以及实施的有效性，进行沟通，达到相互了解、相互信任，实现全员参与的效果。对于沟通的方式，应予以确定。
内部沟通分为：
4.2.1自上而下的沟通
公司总经理或授权人主持召开公司相关例会，讨论生产、产品质量安全、顾客反馈、相关方等方面的情况及时采取相应的措施，以确保管理体系的正常运行。
4.2.2自下而上的沟通
各部门应建立报告制度，在定期或不定期的公司例会上向公司最高管理者报告部门产品安全、生产管理运行情况以作为最高管理者决策的依据。
4.2.3部门内部的沟通
各部门由部门负责人协调沟通，讨论部门产品安全目标的实现情况及存在的总是，以便及时采取相应的措施，加强对管理过程的监视和测量。
4.2.4各部门之间的沟通
（1）对于跨部门之间需要协调、沟通的事宜，应由总经理主持进行沟通。对于日常事务的沟通，可以采用部门间传递《信息处理反馈单》方式沟通。
（2）填写并保存相应的记录，针对问题及时在现场纠正或发出《纠正措施处理单》限期纠正，执行《纠正及纠偏措施管理程序》的有关规定。
4.2.5其他方式的沟通
公司管理体系有关的各种信息沟通，也可采用产品安全简报、QQ、微信、电子邮件、各种会议、布告栏、内部刊物及各种媒体等。
5、相关文件
5.1《纠正及纠偏措施管理程序》
5.2《文件控制程序》
6、相关记录
6.1《信息处理反馈单》
6.2《纠正措施处理单》
