不论食品制造商的规模如何，都需要寻找、核准和维护原辅料供应商，这些过程实施的程度可能会受到企业内现有资源的影响。本文旨在为读者提供一个广泛的视角，了解供应商认证过程中涉及的步骤，以及充分实施这些过程需注意的地方。
一、原辅料风险评估
在理想情况下，企业应配备充足的资源，用于开发原料规格，并评估原料存在的风险。企业还应配备一名微生物学家，来领导风险评估的过程，并引入相关微生物标准。此外，质量保证（QA）部门应配备原料类别经理，其应具备蛋白质、乳制品和谷物等特定原料领域的专业知识。
企业应组建一个研发小组，配备食品科学家，促进原辅料规格的开发。最后，企业的采购代理人应与QA类别经理一样，具有关于特定原料领域的经验，并能专注于这些原料的采购过程。质量保证员、研发员和采购员这三个团体都应为开发不同类别原辅料采购规格负责。
然而，现实情况往往是，企业往往并不具备上述的所有资源。但无论人力资源如何，企业都需要采取一些步骤来确保原料采购规格的顺利开发，进而确保成品的质量和安全。原料规格开发的第一步是彻底了解成品所需的属性以及创建这些属性的过程。
了解原料中存在的潜在危害以及原料的储存和处理是否会导致潜在危害增加，这一点也很重要。这就是为什么在HACCP计划制定过程中进行彻底的危害分析至关重要的原因。危害分析完成后，则可确定原料规格的要求。
二、原辅料规格
开发原料采购规格有两种方式，一是采用供应商的原料规格，这些规格包含所有可以让企业生产安全、优质产品的信息。第二个选择是由企业的研发团队和质量保证部门联合开发采购规格，每个成员基于各自专业领域知识提供意见。
也就是说，研发团队负责确定最终产品性能中重要的属性，而质量保证员应确定微生物和食品安全标准。
根据企业的具体业务和资源，供应商的规格也可为企业开发自己的原料规格提供一个起点或借鉴。通常当某一产品对原料有非常具体的属性要求时，这种借鉴是非常必要的，并且有可能企业还需要多家供应商。
在开发原料采购规格时，至少要包含以下标准：
1、物理标准
包括原辅料的尺寸、颜色等。尺寸例如，卷饼奶酪的切片尺寸或卷饼的切片长度。当对最终产品的外观有要求时，另一种物理特性可能是原料的颜色。如果胡萝卜的橙色、甜椒的绿色或草莓的红色，这些在最终产品中是显而易见的，因此企业需要在原料规范中确定要求。这些要求可以通过使用描述性术语或通过比色评估来实现。
2、化学标准
这些可能包括在牛肉或猪肉中的脂肪含量、调味料中的盐含量、调味料混合物中的水分含量、pH值或营养成分含量，或者也可能包括香料或辣椒的热量。
3、微生物标准
包括一般微生物或病原体微生物。所关注的具体微生物体类别应依照具体的原料，所需进行处理的步骤也将随之变化。
4、温度标准
确定原料是否可以在室温下保存，或者是否必须冷冻保存。确定特定原料的最高和最低储存温度也很重要。例如，将奶酪置于40°F以下可能对维持原料稳定性很重要，冻结则可能导致破碎和粉碎。
5、保质期标准
即在特定温度下，原料保持可食用水平的最长时间。了解原料贮存稳定性的时间长度也有助于企业确定所接收的原料的新鲜程度。
三、供应商的选择
一旦完成成分风险评估并制定了原料采购规格，接下来就应选择一个可以满足企业期望的供应商，以确保所提供原料的质量和安全。生产商常使用的一个工具是关于潜在供应商的问卷调查，收集供应商食品安全和质量计划信息。该调查问卷由质量保证部门开发并发送给供应商质量检查部门，该问卷应包括但不限于以下方面的信息：
虫害控制
HACCP、卫生标准操作程序和先决条件程序
食品安全
质量管理
入库原料检验
存储和处理实践
此外，供应商可能需要由第三方进行审核。有些企业也许还需要确定是否要求供应商进行“全球食品安全倡议”基准审核，以及是否希望供应商提供实际审核报告、纠正措施，还是仅提供审核分数或审核证书。
供应商问卷的回答将有助于企业判断供应商是否合格。例如，若供应商的回答不可接受则将此供应商排除，或者可接受但需要采取额外的步骤进行审核来达到试用状态。
这些问卷还能帮助企业确定是否需要进行供应商年度或定期审核，具体取决于原料被使用或加工的方法，以及在加工过程中是否有相关的步骤能减少或消除食品安全危害。
四、供应商审核
企业还需要确定的是，企业的质量保证部门应何时及如何对供应商进行审核。根据企业对供应商的调查问卷的审核、企业的人力资源、预算和供应商的位置，选择性地进行供应商审核。在这种情况下，企业应配备审核方案和经过培训的审核人员。审核人员不仅应掌握如何开展审计，有时还需要了解基础统计过程控制、根本原因分析和持续改进等分析方法等。
五、持续验证
现在，企业已经确定了与成分相关的风险，选择了供应商并通过审核过程确定了它们合格，企业应希望继续验证供应商，以使它们符合原料规格和食品安全要求。持续验证可以通过以下两种方法来实现。
第一种是要求供应商提交“分析证书”，即COA证书。
应提前确定COA证书中所需包含的分析，并将此纳入到发送给供应商的原料规格中。并且，判断是否是每次出货的都需COA证书，还是基于较少的频率。如果需要COA证书的频率较低，那么通常将此称为一致性证书。
第二种验证方法是进行入库原辅料检验。
鉴于资源有限，对所有原料每批材料进行逐批检验并不现实。对首批原辅料进行的危害分析可为之后的原料检验频率提供参考和指导。例如，对盐的原料检验频率不应比每半年检验一回更频繁，可能仅需要年度检查即可。然而，诸如新鲜水果或蔬菜等易腐食品可能需要逐批检查，以确保不存在变质或受感染情况，因为这些情况将损害食品的安全性或破坏成品质量。
当收到不符合工厂期望或要求的原辅料时，企业应将不合格信息反馈给供应商。这通常是以“纠正措施报告”（CAR报告）的形式反馈，其中描述了不合格情况，并要求供应商就该结果提供回应，以防止同类情况再次发生。通过持续提供供应商CAR报告，工厂还可以了解供应商的长期绩效，也是终止与某些不合格供应商合作关系的理由。
无论企业规模大小或可用资源多少，企业都有有必要并且能够对其原料进行评估、制定原料采购规格并选择相应的供应商。而供应商审核和验证计划则是确保原辅料符合食品安全和质量要求不可或缺的要素。
