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一个采购经理从业九年的工作经验36答

   2022-02-16 食品供应链管理公众号852
核心提示:一个采购经理从业九年的工作经验36答……(世界食品网-www.shijieshipin.com)
   这位采购在深圳任职采购 9 年,经理诸多酸甜苦辣,回头看那些基本的采购知识,自有一番新的理解。目前市面上采购书籍很多,采购培训也很多,但大都偏于理论化。对于新手,甚至有一定年资的同行,有真知灼见的基本采购知识才是最重要的。可是此类书籍和培训是少之又少。因此,有了这篇分享,都是 9 年采购经验中提炼出的、在实践和教训中验证出来的常识,和同行共商,也希望能够新入行的朋友提供借鉴。 
  Q1 .为什么“会卖不如会买” ?
 
  采购支出通常占销货收入的 53 % ,当采购支出(直接原料)降低 5 % ,若欲获得相同的结果,则直接人工必须降低 22 % ,制造费用必须降低 24 % ;管销费用必须降低 17 % ;若利润比率想要维持不变( 8 % ) ,则销货收入必须增加 34 %。由此可见,透过采购成本的降低来提升企业利润,不但轻而易举,也不会引起竞争者的仿效,消费者也无由抗拒,反之,若经由提高售价或销货收入来改善利润,则容易招致顾客的抵制或同业的恶性竞争,困难重重,所以在当前的经营环境下,采购的成功与否不仅关系企业产销活动的正常运作,更直接影响经营利润,以及企业的商誉与形象。因此“会卖不如会买”,绝非言过其实。
 
  Q2 .优秀的采购人员应具备哪些品德?
 
  1 )公正与诚实;
 
  2 )临财不苟得;
 
  3 )敬业精神;
 
  4 )虚心与耐心;
 
  Q3 .优秀的采购人员应具备哪些才能?
 
  1 )成本意识与价值分析能力;
 
  2 )预测能力;
 
  3 )表达能力;
 
  4 )专业知识;
 
  Q4 .为什么有些企业或机构采用分段式采购作业?
 
  分段作业具有以下优点:
 
  1 )每位采购员只负责采购过程中的一部分,熟能生巧,可减少错误的机会,并提高办事效率。
 
  2 )一方面是分工合作,另一方面则是内部牵制,除非全体人员流脏一气,否则勾串不易。
 
  Q5 .为什么采购工作必须拟订策略?
 
  策略之拟订,是基于外在环境分析及企业自我评估的结果,另外从采购力量与供应力量的抗衡,自可找出机会点或弱点,因此能够发展对付供应商的策略,而其也将成为采购人员执行工作的行动方针。
 
  Q6 .哪些物料值得拟订采购策略?
 
  对企业产销活动及成本发生重大影响的物料,须拟订采购策略。例如:
 
  1 )高附加值的。
 
  2 )因为外部条件变化,例如:战争、运输困难、汇率重大变动等,导致短缺性的物资。
 
  3 )自然因素用完后无法再制的物资,例如:银、铅、汞等。
 
  Q7 .当买方占优势时,应采购何种采购策略?通常会采购压制策略。
 
  1 )将采购数量分散给几个供应商。
 
  2 )适当施加压力迫使卖方降低。
 
  3 )应以采购现货为宜。
 
  4 )除了与现有的供应商交易外,对于有意来往的新供应商也应保持联系。
 
  5 )要求供应商提高送货次数,协助仓储单位降低存货。
 
  6 )不必自行没厂制造。
 
  7 )应加以研究采用替代品的可行性。
 
  8 )迫使供应商透过工程的方法降低购入成本。
 
  9 )请卖方承担物品运送或储存的责任。
 
  Q8 .当卖方占优势时,应采取何种采购策略?
 
  采取灵活多变策略。
 
  1 )所需数量需向一家厂商采购。
 
  2 )不主动与供应商洽谈价格。
 
  3 )设法与供应商签订长期合约。
 
  4 )积极寻求新的供应商。
 
  5 )应保有安全存量。
 
  6 )买方应资去做到“自给自足”
 
  7 )应积极寻求替代品。
 
  8 )着手工程研究来获取较低的采购成本。
 
  9 )自行前往供应商处提货。
 
  Q9 .当买卖双方势均力敌时,应采取何种采购策略?
 
  采取平衡策略。其行动方针如下:
 
  1 )交货正常则应保持现况;若有厂商发生延迟交货或数量不足,则在寻求其他厂商承诺后,才谨慎转移数量。
 
  2 )买方可寻机会要求卖方降价。
 
  3 )买方可以兼取现货及合约采购。
 
  4 )择优选用新的供应商,替代比较不利的来源。
 
  5 )应保持相当存货以为缓冲。
 
  6 )若买卖双方配合尚好,则无需设厂制造;但若双方关系日渐恶化,应考虑自行开发来源的必要。
 
  7 )引介替代品造成优势。
 
  8 )由于价格工程投入不菲,因此价值工程必须因势制宜。
 
  9 )视其买方是否较卖方谁有优势?而要求卖方「 OB 还是 C & F 。
 
  Q10 .现用现购适用于哪些状况?
 
  1 )按订货生产的企业。
 
  2 )供应来源畅旺不断。
 
  3 )价格看跌的物品。
 
  4 )易腐蚀的物品。
 
  5 )财力不足的企业。
 
  Q11.预购备用适用于哪些状况?
 
  1 )生产稳定的企业。
 
  2 )存量管制的物品。
 
  3 )耐久性物品且储存空间小者。
 
  4 )固定购入成本。
 
  Q12 .什么是投机采购?适用于哪些状况?
 
  所谓“投机采购”即采购数量为正常使用量或采购量的许多倍。通常适用于下列三种状况:
 
  1 )物品价格的看涨。
 
  2 )预期来源的短缺。
 
  3 )财力雄厚的企业。
 
  Q13 .什么是长期合约采购?有何优缺点?
 
  所谓“长期合约采购”‘即由买方承诺在某一段时间内,向卖方采购一定数量的物品,并签立合约以为双方信守。
 
  其优点:
 
  1 )期约交货,来源稳定。
 
  2 )量值巨大,交易条件较佳。
 
  3 )法律保障,各蒙其利。
 
  其缺点:
 
  1 )价格协商不易,合约形同虚设。
 
  2 )合约数量固定,难以配合市场调。
 
  3 )依赖成性,采购功能降低。
 
  Q14.什么是多家供应?有何优缺点?
 
  所谓“多家供应”即分散来源,将采购数量分配给数个不同的供应商。
 
  其优点:
 
  1 )卖方竞争,使卖方产生危机意识。
 
  2 )来源分散,不虞中断。
 
  3 )市场情报较多,有利于掌握趋势。
 
  4 )较易获取产品专业知识。
 
  其缺点:
 
  1 )分散采购,损失数量折扣。
 
  2 )买卖双方缺乏依存关系。
 
  3 )增加交货管理的负担。
 
  Q15 .多家供应适用于哪些状况?
 
  多家供应较适合下列状况:
 
  1 )主要原料或物品的需用数量庞大。
 
  2 )卖方无法独力供应。
 
  3 )规格标准化的物品。
 
  Q16 .什么是独家供应?适用于哪些状况?
 
  所谓独家供应是指仅向一个供应商采购。适用于以下状况:
 
  1 )买卖双方利害与共。
 
  2 )来源管制或独占市场。
 
  3 )精密复杂试制品。
 
  4 )产品生命周期短,及经常需要变更设计。
 
  5 )产品需具有独特性。
 
  Q 17 .什么是联合采购?有何优缺点?
 
  所谓的联合采购是指汇集同业或关系企业的需求量,向供应商订购。
 
  联合采购优点:
 
  1 )统筹供需,建立产销秩序。
 
  2 )价格优惠。
 
  3 )促进同业合作,达成经济外交。
 
  联合采购缺点:
 
  1 )采购作业手续复杂,主办单位必须煞费周章。
 
  2 )采购时机与条件未必能配合个别需求。
 
  3 )造成联合垄断。
 
 Q 18 .联合采购适用于哪些情况?会遭遇哪些问题?

  联合采购适用于:
 
  1 )进口管制下发生的紧急采购。
 
  2 )卖方市场,买主势单力薄。
 
  联合采购面临下列问题:
 
  1 )数量分配不均。
 
  2 )报价方式混乱。
 
  3 )付款能力不一
 
  4 )提货工作缓慢。
 
  Q19 .如何寻找供应商?
 
  寻找供应商广开来源,不管是自行征求或经由报转介绍,必须主动积极,另外供应商的寻求不应局限于本地或本国,也应该利用外地或国外的供应来源。寻找供应商由下列各种途径来进行:
 
  1 )利用现有的资料。从建立合格厂商的档案或名册中甄选。
 
  2 )公开招标。
 
  3 )透过同业介绍。
 
  4 )新闻专业刊物。
 
  5 )公会或采购专业顿问公司。
 
  6 )参加产品展示会。
 
  Q20 .是否只由采购人员来担负评选供应商的责任?
 
  宜由采购、工程、品管及生管人员等组成评选供应商小组,收集思广义之效。
 
  Q21.评选厂商有哪些客观标准?
 
  评选厂商的客观标准包括一般经营状况、制造、技术、财务状况、品管能力及管理制度。
 
  Q22 .为什么合格厂商尚须加以分类、分级?
 
  合格厂商的分类是按各厂的专业功能予以归类;分级是将各类的合格厂商按其能力划分等级。分类的目的为避免厂商包办各种采购案件,预防外行人做内行事;分级的目的是防止厂商大小通吃,配合采购的需求,选择适当的厂商。
 
  Q23 .询价的对象是否愈多愈好?
 
  原则上来说,询价的对象应该是愈多愈好,因为报价的厂商愈多,就可精挑细选和让供方竞争激烈,降低成本。
 
  Q24 .为什么供应商必须提供成本分析表?
 
  由于买方预估的底价或预算有时并不十分可靠,若能借重供应商的成本分析( C ost Analysis ) ,或许可以事半功倍。
 
  Q25 .成本分析若由卖方提供,对议价有何不便?
 
  成本分析使用的报表通常有两种方式:
 
  1 )由各报价厂商自行提供。
 
  2 )由采购单位事先编订制式报价单或成本分析表,提供给所有供应商统一填报。
 
  若采用第一种个别提报的方式,会因各厂商之间报价的内容或成本分析的项目很难获得一致,而增加采购人员将来议价、比价工作的困难,甚至有些供应商可能会避重就轻,因陋就简,这种草率的成本分析表所能提供的效益就相当有限。反之,采购用第二种制式的成本分析表,则因报价内容与项目已经采购单位予以事先规划,各厂商报价基础完全一致,不会发生参差不齐的现象,使比价工作事半功倍。
 
  Q26 .为什么需要进行价格分析?
 
  价格分析可相互比较供应商的报价内容,达到公平竞争之目的。进行价格分析将可获得下列效益:
 
  1 )事先发现报价内容有无错误,避免造成将来交货的纷争,且确保供应商所附带的任何条件,均为买方可以接受者。
 
  2 )将不同的报价基础加以统一,以利将来的议价、比价工作。
 
  3 )培养采购人员的成本分析能力也可避免按照“总价。来谈判的缺失。
 
  Q27 .议价应从报价较高或较低的厂商开始?
 
  经过报价分析与审查,将 3 一 7 个厂商的报价按高低次序排列(比价),先找比价结果排行第三低者来议价,探知其降低的限度后,再找第二者来议价。经过这两次议价,”底价“就可能浮现出来。若此底价比报价最低者还低,表示第三、第二低者承做的意愿相当高,则可再找当初报价最低者来议价,以前述第三、第二低者降价后的底价。要求最低者降至底价以下来承做,若当初报价酬氏者不愿降价,则可交予第二或第三低者按议价后的最低价格成交。
 
  Q28 .采购人员如何善用上级主管的议价能力?
 
  供应商降价的意愿与幅度,常因议价对象不同而有差异,如果采购人员对议价的结果不满意,应要求上级主管、采购经理、甚至总经理出马,邀约卖方的的业务经理或更高层直接对话,因为高阶主管不但议价技巧熟稳,谈判能力较高,且社会关系良好、地位较高,比较容易赢得对方的信任与友谊,往往只要招呼一声,就可获得令人相当满意的议价效果。
 
  Q29 .对于组合式的产品,应采取何义价技巧?
 
  应以”化整为零“的议价技巧:
 
  1 )请能供应完整产品的厂商提供报价单,但是报价单中必须将各项组件分开报价。
 
  2 )依各供应商的报价单,找出总价酬氏者,订为将来成交价格的上限。
 
  3 )另请其它专业厂商(不能提供完整产品者)就单项组件提出报价。
 
  4 )从所有厂商的报价单中,包括提供完整产品及单项组件者,将各单项组件的最低价挑选出来。
 
  5 )将前述各单项组件的酬氏价格加起来,得到的总和订为将来成交价格的下限。
 
  6 )依据第二项的上限,及第五项的下限,将来的成交价格介于上、下限之间。不过,下限只是各单项组件价格的总和,须加计组合费用、测试费用等,所以最低的总值应略高于下限。
 
  Q30.为什么买方不宜过度压迫卖方降低价格?
 
  1 )造成众多劣质厂商:当买方强迫卖方接受不合理的价格时 有些厂商可能会愤而离去,留存的厂商恐怕已无优秀,徒然造成交货、品质方面的困扰,就买方而言说不定得不偿失。
 
  2 )造成报复可能:当市场状况好转时,原来委曲求全的厂商。必定会连本来利通通要回来,造成买方成本暴涨。
 
  Q31 .为什么买方不可轻易表露购买意愿?
 
  买方应采取”欲擒故纵“的议价技巧,不要明显表露非买不可的语态,否则将使买方落居劣势,买方还可采取”若即若离“的姿态,若能判断卖方有强烈的意愿,再要求更低的价格,并作出不答应即行放弃,或另行寻求其他来源的表示。若卖方虽想,但利润太低而要求买方酌情加价。此时,买方的需求若相当急迫,应可略加价格迅速成交;若买方并非迫切需求,则可表明绝不加价的意思,卖方极可能同意买方的降价要求。
 
  Q32 .对供应商的报价不敢贸然议价时应如何处理?
 
  请供应商公开成本资料,然后加上合理的利润来计算价格。就成本而言,须将成本逐项查对,最主要是把供应商可能灌水的项目加以剔除或削减;就利润而言,由于各行各业的情形不尽相同,因此很难有一定的标准,另外还得看交易金额大小而定,供应商利润通常会随交易金额的扩大而降低。
 
  Q33 .为什么供应商经常不能如期交货?
 
  1 )超过产能或制造能力不足。
 
  2 )转包不善。
 
  3 )缺乏责任感。
 
  4 )制造过程或品质不良。
 
  5 )材料欠缺。
 
  6 )报价错误或价格太低。
 
  Q34 .造成交货延迟的原因有哪些是买方的责任?
 
  1 )购运时间不足。
 
  2 )规格临时变更。
 
  3 )生产计划不正确。
 
  4 )紧急订购。
 
  5 )选错订购对象。
 
  6 )催货不积极。
 
  7 )未能及时供应材料或模具。
 
  8 )技术指导不周。
 
  9 )遇有低价订购。
 
  Q35 .如何才能确保供应商如期交货?
 
  1 )制订合理的购运时间。
 
  2 )销售、生产及采购单位加强联系。
 
  3 )期中稽催,驻厂查验。
 
  4 )准备替代来源。
 
  5 )加重违约罚则。
 
  Q36 .如何做好验收工作?
 
  一、点收数量。
 
  二、检验品质:
 
  1 )确认供应商,物料来自何处,有无借误或混乱。
 
  2 )确定送到日期与验收日期。
 
  3 )确定物料的名称与品质。
 
  4 )清点数量。
 
  5 )通知验收结果。
 
  6 )处理短损。
 
  7 )退还不合格物品。
 
  8 )处理包装材料。
 
  9 )对已验收存储的物品加以标识。




 
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