1. 适用范围
本文件规定了在中国境内提供第三方有机（食品）认证服务的机构应满足的基本要求，为有机（食品）认证机构的认可和监督管理提供依据。
本文件适用于国家有机（食品）认证机构认可委员会（以下简称“认可委”）对认证机构的认可和监督管理。
2. 引用文件
ISO/IEC 导则65：1996 产品认证机构认可基本要求
ISO/IEC 导则2： 1996 标准化及相关活动的基本术语与定义
ISO/IEC 14050: 1998 环境管理-术语
国家环境保护总局第十号令：《有机食品认证管理办法》
3. 定义
ISO/IEC导则65、ISO/IEC导则2：1996、国家环境保护总局第十号令：《有机食品认证管理办法》和国家环境保护总局有机食品技术规范中的有关术语与定义适用于本文件，同时本文件还包括以下定义。
3.1有机食品
指来自于有机农业生产体系，根据有机农业生产的规范生产加工、并经独立、被认可的认证机构认证的农产品及其加工产品等。
3.2有机食品认证机构
根据已颁布的国家环境保护总局有机食品技术规范所要求的其它规范性和补充性文件，对有机（食品）进行评价和认证的第三方机构。
3.3认证
具有相应资质的独立第三方机构给予书面保证来证明某一明确定义的生产或加工体系经过系统的评估且符合特定要求的程序。认证以一系列的检查为基础，包括实地检查、质量保证体系的审计和终产品的检测。
3.4认可
由国家授权的权威机构依据相关准则对机构从事有机（食品）认证能力给予承认的一种程序。
3.5认证制度
具备一定程序规则和管理要求的制度，认证机构依据该制度来实施认证活动以决定认证文件的发布和随后的认证资格的管理保持。
3.6认证检查
认证检查是由认证机构指派的检查员根据认证程序和认证标准对申请者的生产、加工和管理体系进行审查，收集有关信息、资料及证据，并将审查结果以检查报告的形式客观的反映给认证机构的行为。检查报告是认证机构决定是否颁发有机（食品）证书的主要依据之一。
3.7标识
出现在产品的标签上、附在产品上或显示在产品附近的书面、印刷或图解形式的表示。
3.8认证标志
认证机构的签字、符号或标识，用来证明该产品根据特定程序和标准获得认证。
3.9操作者
指生产、加工或以销售有机（食品）和认证、检查有机（食品）为目的的自然人或法人。
4. 对认证机构的要求
4.1通用准则
获得认可的认证机构应符合以下具体准则：
4.1.1能力
认证机构应具有充分的资源与技术能力以及完善的财务管理制度并且通过管理者及人员的培训和经历证明其技术能力。标准、检查与认证应覆盖产品和操作方的所有相关方面。
4.1.2 独立性
认证机构的组织结构与程序应能够确保其运行不受到任何第三方利益的影响。
4.1.3 职责
认证机构应明确组织结构及各层管理者和委员会的职责。认证机构应对其管理体系内的所有活动以及分包工作承担全部责任。
4.1.4 公正性与客观性
认证机构应保持公正。检查与认证活动应按照文件化程序的要求，在对相关因素做出客观评价的基础上进行。认证机构应有处理申诉的程序。
4.1.5信任度
认证机构应对其颁发的证书及其标志的使用做出明确规定并进行管理。
4.1.6质量改进与内部审核
认证机构应对持续改进其认证、检查和服务的质量做出适当安排，并制订合理的程序对其自身的发展与运行予以评价。认证机构应具备处理与认证过程相关的投诉及采取纠正措施的程序。
4.1.7信息获取
应公开或在适当时提供生产标准、组织机构、财务资源、获得认证的规定和程序、人员的培训安排、过程记录以及相关的信息。应公布获证操作者的清单。
4.1.8保密性
认证机构应做出安排以确保在组织的各个层次，包括各委员会与分包机构，对认证过程中获取的关于某一操作方的信息保密。
4.1.9充分参与
认证机构应有充分的程序以确保各相关方的参与。
4.1.10非歧视性
认证机构运行所依据的方针和程序以及机构管理应是非歧视性的，且不应受到国家背景、种族、宗教信仰、性别、年龄、婚姻状况等因素的影响。
4.2具体准则
1、以下的具体准则是根据通用准则制订的，因此应将其视为对通用准则的自然延伸。
2、对于每一个相关的准则，对认证机构的评审应不仅包括对理论内容的评审，还应包括对方针和程序具体实施情况的评审。这些评审应能够证明高度的技术能力、一致性与有效性。确保有机生产的一致性、获证资格的保持且符合通用准则的要求。
4.3一般要求
4.3.1方针和程序的实施
认证机构应能够证明其方针和程序的具体实施的能力、一致性与有效性。
4.3.2法规符合性
认证机构应符合相关的国家与地方法律法规的要求。
4.3.3注册
认证机构应有文件证明其是一个法律实体（具有独立法人资格）。
认证机构应有文件说明其在认证标志的所有权及对标志的控制。
4.3.4结构
1、认证制度应有保证公正性的文件化的结构，包括确保认证机构运行公正性的条款；保证在制定认证制度和制度运作的方针和原则时有相关方的参与。
2、如果上述活动授权给委员会实施这些活动，该委员会应有明确的职责与程序规定。
3、认证机构应明确界定检查、认证与申诉的职能。
4.3.5利益冲突的规定
1、利益声明
认证机构应保留所有参与认证、检查与申诉处理人员的利益声明的记录。
2、签署协议
认证机构的人员如与操作方有任何家庭或是业务（贸易或咨询）的关系，应签署协议声明不介入任何与该操作方有关的决定或检查活动。如果检查员曾经为该操作者做过咨询工作，这一期间应延长至进行检查之前的两年。
3、回避
任何存在潜在利益冲突的人员都不应参加相关认证的所有活动。
4、收费
按国家有关规定执行，且认证决定与费用的收取无关。
4.3.6保密性
认证机构应做出充分的安排以确保机构的各级人员对认证过程中获取的信息保密，包括制订保密方针并要求所有人员签署保密声明。
4.3.7认证机构实施的其他活动
1、总则
认证机构不能提供有可能会影响其认证过程与决定的保密性、客观性或公正性的产品或服务。认证机构应确保其相关方的活动不会影响其认证活动的保密性、客观性与公正性。
2、市场活动
认证机构应有关于处理贸易、宣传活动和其他相关市场活动的方针。
这一方针应至少包括：
a. 平等对待所有获证操作方；
b. 认证机构不直接参与获证操作方的实际销售、价格制订活动以及其他直接的商业活动；
c. 认证机构不应因相关利益而降低认证要求。
4.3.8平等介入与非歧视性
1、认证机构应确保其服务向所有申请方开放。
2、应就拟认证的范围确定认证要求、实施检查并做出决定。申请的受理不应受申请方的规模、或其已获证书的数量限制。
3、收费规定不应因操作方属于某一特定群体或具有某种成员资格而有任何优惠或歧视。
4、申请应对任何操作方公开，不应考虑任何经济因素。
5、成员组织
如果认证机构是某一组织的成员应明确该组织的要求不影响其认证活动。
4.3.9公开信息
认证机构应主动公开其认证范围与标准内容。认证机构应有关于公开信息的文件化的规定，这一规定至少应包括：
1、明确那些信息应予以公开。
2、应公开认证标准及简要描述认证制度。
3、认证机构应具有现行有效的获证方清单，包括获证方名称、地址（位置）、邮编及联系电话，还要有分许可生产的清单。
4、应以年度报告的形式编写其认证活动的公开报告并在规定的时限内及时上报给认可委。
5、在有要求时，认证机构应提供由其认证的关于任何加工产品以及获准许可的操作方获得认证的生产类型的信息。
4.4管理
4.4.1总则
认证机构应：
1、具有财政稳定性以及认证机构运作所需的财政资源；
2、聘用足够的人员，包括检查员，这些人员应有根据工作类型、工作范围以及工作量实施认证活动所需的教育背景、培训、技术知识与经验；
3、有资源确保在合理的时间范围内对问询、投诉等做出回应；
4、有对管理的文件化描述，包括管理人员与职责；
4.4.2人员
1、认证机构应有文件化的人员聘用要求，包括在有机农业或有机加工方面应具备的教育背景、培训、技术知识、以及经验。
2、认证机构应保留所有人员的资格、培训和经历的记录。
3、人员应有明确且现行有效的文件化指导书。
4.4.3分包
1、当认证机构将与认证有关的工作分包给外部机构或人员时，应与其签署包括保密要求和避免利益冲突的协议。
2、认证机构应确保分包机构的人员具有能力且满足本准则中的所有相关要求。
3、认证机构应对其分包的工作负责。
4.4.4文件化与文件控制
1、认证机构应保持控制所有与认证机构有关的文件体系，并应确保：
a. 能够在相关的地方找到相关文件的最新版本；
b. 所有文件的更改都经过正确的授权；
c. 以直接、及时的方式实施所有的更改；
d. 过期的文件已在组织和分支机构中停止使用；
e. 所有相关的人员都得到了关于更改的通知；
f. 在对文件进行了重大更改时应重新发布；
g. 应有明确文件状的所有相关文件清单。
4.4.5记录
1、所有记录应安全的保存适当的时间，且对操作方保密。记录应至少保存5年的时间。
2、检查报告、认证决定、证书和其他相关记录应由获授权的人员签署。
3、记录保持体系应是透明的，且方便信息检索。
4.4.6质量管理和内部审核
认证机构应按计划、系统的定期进行覆盖所有程序的内部审核，以确认认证体系的实施与有效性。
认证机构应确保：
1、 审核的结果应及时通知受审核区域的负责人；
2、遇有问题时，应及时、适当的采取纠正措施；
3、审核的记录已形成文件
认证机构的管理者应定期对其体系进行评价，并保持这些评价的记录。
4.5标准
4.5.1概要
认证机构应公布实施认证的生产体系与产品类别的所有标准。标准应符合现行国家环境保护总局有机（食品）技术规范的要求。一般要求在有机（食品）技术规范修订公布后的一年内将修订的内容体现在标准中。而且，认证机构可以为操作方设定合理的实施期限，标准的公布应与操作方的语言、能力以及知识情况相适应。
4.5.2标准审查
1、应对标准进行定期的审查。
2、负责标准审查的机构应：
a. 明确界定实施标准审查的职责；
b. 有充分的资格和经历以确保有能力实施标准审查，或使用外部专家做为满足能力要求的一种方式；
c 标准的审查应能够使相关方参与意见；
d 在标准中应明确标准的实施日期；
e 必要时，应给操作方适当的时间对标准中重大的内容变化予以实施；
f 应对操作方明确标准实施的最后期限。
4.6检查
4.6.1概要
1、检查员与认证机构应能够进入相关的区域并获得操作方的报告和其他文件。
2、检查的方针和程序应文件化并包括：
a. 指定检查员的依据；
b. 操作方对检查员提出的有效异议的依据；
c. 检查指导书；
d. 检查方法与频次；
e. 审核要求；
f. 抽样要求；
g. 报告编写。
4.6.2检查员的选择
1、认证机构或分包检查机构应选择检查员。
2、对检查员的选择应：
a. 确保有检查所需的足够的技术能力；
b. 与受检查方没有任何潜在的利益冲突；
c 操作方没有选择或推荐检查员的权利；
d 操作方有权在实施检查前得知检查员的选派情况，并对潜在的利益冲突提出异议；
e 应避免对某一操作方连续指派同一检查员。
4.6.3检查与报告
1、应为检查员提供关于操作方的充足的信息，以便检查员为检查做适当的准备。这些信息包括：以往检查中相关的发现、对活动/过程的描述、地图/计划、产品规范、使用的输入材料、以往的不规则性、违法情况、状况和管理措施。
2、检查、检查中使用的问卷（检查单）以及检查完成后的报告应内容详尽、覆盖相关生产标准的所有方面、并对检查中得到的信息予以证实。
3、认证机构应能够获取该生产单元或（在管理或所有权上与其有关的）相关单元的非有机生产的信息。在有必要时检查（包括文件评审）应覆盖这样的单元（如生产同一种类的产品等）。
4、检查报告与检查应尽可能的按照既定的模式进行以确保检查程序的公正性和客观性。
5、应允许检查员在报告中对出现不完全符合要求或是标准不明确等情况时予以说明或分析。
6、检查报告应包括足够的关于已检查内容的信息，包括（但不仅限于）以下信息：
a. 检查的日期与时间；
b. 被检查的人员；
c. 拟认证的农作物/产品；
d. 被检查的土地与设备；
e. 审查的文件；
除此之外，检查报告应包括：
f. 检查员的观察；
g. 对与相关标准和认证要求的符合性的评价。
4.6.4方法和频次
1、检查方法由以下因素决定：
a. 生产强度；
b. 生产类型；
c. 运行规模；
d. 以往的检查结果与该操作方符合性的记录；
e. 认证机构接到的投诉；
f. 该单位或操作方是否仅从事拟认证的生产活动；
g. 污染和转移风险；
h. 生产的复杂程度。
2、检查频次
认证机构应制定关于检查频次的书面规定，该规定至少应包括：
a. 对许可操作方的检查至少应一年一次；
b. 对分包的操作方的检查应一年进行一次；
c. 也应该有根据以上因素增加检查的条款；
d. 应明确进行抽检的数量（百分比）。应明确选择操作方进行抽检的理由；
e. 应明确规定额外检查的费用如何支负；
f. 为保持其不可预测性，检查的时间间隔应是不确定的。
3、检查方法
检查一般应包括，但不仅限于以下方式：
a. 检查设备、土地；
b. 检查记录与报告；
c. 物料衡算、生产预测等；
d. 评价操作方的生产体系；
e. 与相关人员交谈。
4.6.5分析与残留物试验
1、在有机认证中，必要时可进行实验分析。
2、认证机构应有关于残留物试验、基因试验和其他分析的文件化的规定与程序。这些文件至少应包括：
a. 对需要抽样分析的情况予以说明，如在怀疑使用标准禁用的物质时应进行抽样分析，在标准对产品或输入中的残留物或污染有限制时应进行分析；
b. 随机抽样要求的说明；
c. 对检查员关于抽样要求和方法的指导；
d. 后抽样程序；
e. 对抽样费用承担的说明。
分析应由有资质的实验室承担。
4.6.6部分转换和平行生产的检查制度
1、部分转换是指在同一生产单元中，传统方式生产、转换期生产、有机生产或加工同时进行的情况。
2、平行生产是指在同一生产单元中同时以获认证的有机方式（质量）与未获认证的有机方式（质量）种植、培养、处理或加工同样的产品的生产。注：同一产品的与转换生产也属于平行生产。
4.6.7生产与加工的部分转换要求
1、认证机构应针对部分转换制订特定的检查制度。只有在管理体系保证产品不会混淆或被污染时才能在部分转换期间实施认证。
2、认证机构应确保：
a. 有分隔开的贮存方式以确保分别处置；
b. 与生产有关的文件管理完善，对获认证的产品与非获认证的产品做出了明确的区分；
c. 检查是在关键时间进行的；
d. 审核实施的及时性；
e. 有正确的生产预测。
3、平行生产的要求
对于从事平行生产的农场，认证机构除了以上关于部分转换的要求以外，还应要求
a. 农作物能够在视觉上有所区分；
b. 农作物的收割应有可靠的方法以确保区分不同的作物（如：在几次收割之间进行检查或在收割期间进行附加检查）如果在家禽养殖和养蜂中允许平行生产，认证机构应为此类生产制订文件化的程序与检查制度。
4.6.8使用基因工程产品的检查
1、认证机构应按规定的程序和要求检查操作方是否有潜在使用基因工程产品的情况。
2、认证机构应至少一年在所有操作方和检查员中发布一期相关认证范围内的所有已知基因工程产品的俗称或名称，或所有已知非基因工程产品的名称。
3、该清单应包括与认证相关的以下内容：
a. 种子和植株；
b. 动物养殖；
c. 生产输入；
d. 家畜饲料；
e. 加工辅助设备；
f. 原料。
必要时，应要求操作方保留所有供方签署的声明，明确说明没有提供基因工程产品。
4.7认证
4.7.1认证机构责任与认证决定
1、认证机构应确保做出认证决定的人员不是参与检查或审核的人员。
2、负责认证的机构组成应能够保证其有充分的技术能力。
3、负责认证决定的机构应确保各方的参与，并且任何一方的利益不应占主导地位。
4、如果授权委员会或某些管理者负责认证决定，认证机构应有报告和审议制度以保证负责认证的机构的最终控制权限并对做出的决定负责。
注：认证决定不仅限于对操作方的初次批准，还包括对产品、生产更改、管理措施的批准。负责认证的机构的准则可适用于管理委员会、认证委员会或其他对认证活动负有主要责任的机构。
4.7.2特例
1、应有明确的准则和程序说明例外的情况。
2、应限制例外情况的次数。
3、应明确记录每一次例外情况的记录。
4.7.3认证过程
1、认证机构文件化的方针和程序应包括：
a. 从申请受理到最终认证的所有步骤；
b. 在整个认证过程中明确所有操作方及其生产的认证状态；
c. 扩大和更新认证的程序，包括对产品的认证（认证机构应要求操作方及时就产品更改、生产过程更改或区域扩大等生产更改通知认证机构。认证机构应根据操作方通知的信息决定是否需要进行进一步的检查。如果需要进一步的检查，在没有得到认证机构的相关通知前，操作方不得交付任何经过更改的获证产品。）；
d. 认证决定已记录并已明确通知操作方；
e. 在否决认证时，明确说明原因；
a. 认证机构应能够附加条件与限制，并有制度检查操作方与这些条件和限制的符合性；
b. 在操作方有要求时，向另一认证机构提供相关的记录；
c. 及时处理检查报告，做出认证决定；
d. 优先处理与违规相关的问题；
4.7.4申诉
1、认证机构应有处理针对其决定的申诉的程序。
2、认证机构应：
a. 保留所有申诉的记录。
b. 采取相关的后续措施
c. 记录所采取的措施
与被申诉的决定有关的人员不应参与最终的申诉决定。
4.7.5认证记录与报告
1、操作方档案:
a 操作方的档案应及时更新并包括所有相关信息;
b 检查报告和书面文件应提供充分、详尽的信息以使认证机构有能力做出客观的决定;
c 档案应能够看出每一认证程序的应用情况，包括检查报告和采取的管理措施的结果;
d 认证机构保留并及时更新所有获认证的生产单元和获认证的加工产品的清单。
2、记录
以下情况应保留详实记录：
a违规；
b先例；
c特例；
d管理措施。
以确保能够方便地查询操作方信息，并进行监督。
4.7.6年度认证报告
1、年度报告应包括：
a. 已实施的检查的数量；
b. 按照不同类别分类的获证方数量；
c. 生产获得认证的地区；
d. 违规和处罚措施的类别与频次；
e. 豁免的类别与频次；
f. 投诉的类别与频次；
g. 申诉的类别与频次；
h. 其他相关的方面。
4.7.7认证体系的一致性
1、生产方应与所有参与获证产品生产链的相关各方签署书面的协议并明确各自的责任。
2、获证的生产方应签署合同、协议或声明，要求各相关方：
a. 遵守有机生产标准（或技术规范）和其他公开的认证要求；
b. 接受检查；
c. 提供正确的信息；
d. 将变化的情况通知认证机构。
认证机构应要求获证生产方不得随意脱离认证体系。
3、处罚措施
a 认证机构应对处罚措施及程序范围做出文件化的规定，包括处理与标准轻微不符合的措施；
b 管理措施应是有效的。
2、认证的暂停
当发现操作方有违规行为时，认证机构应确保生产中所有与违规行为相关的方面认证资格已被暂停。
如果操作方发生了重大的违规行为，认证机构应确保在一定时期内暂停操作方的证书资格。
4.7.8标识与证书
1、认证机构应制定关于使用标识和其他认证说明的文件，应对许可证、证书、和认证标识的使用实施严格管理。
2、发生对认证的错误宣传或是以误导的方式使用许可证、证书或标识应采取补救措施。
3、认证机构应制定关于撤销证书的文件化程序。
4、认证证书
认证证书应包括：
a. 获证方的名称与地址；
b. 认证机构的名称与地址；
c. 认证的标准的引用情况；
d. 产品或产品类别（包括种植/养殖面积、数量等信息）；
e. 发证日期；
f. 有效期。
5、认证机构的销售证书
只有在卖方提供了所需的全部信息时认证机构才能够颁发销售证书。认证机构在颁发证书之前应采取合理的措施以对所提供的信息的有效性予以确认。认证机构应采取措施，包括确保证书上应有充分的信息，以避免欺骗使用。应保留销售证书的副本以便于查询和对每一个操作方的信息进行审查。
6、操作方的自我交易声明
认证机构可以有程序允许获证的生产方发表自我交易声明。由生产方自己发表的声明应包括以下内容：
a. 卖方；
b. 买方；
c. 交付日期；
d. 发证日期；
e. 对产品、数量的明确说明，适当时应包括质量和季节；
f. 批号或是其他产品标识；
g. 收费单据或帐单；
h. 相关的认证机构与使用的标准；
i. 操作方关于按照适用的标准进行生产的声明。
适当时，在证书上还应有原料的原始证书以及获得其他认证机构认证情况的说明。
应将已颁发操作方交易证书的副本交给认证机构。认证机构应妥善保留以便查询和对每一个操作方的信息进行审查。
4.8操作方
4.8.1关于操作方的信息
认证机构应保证获许可方在申请时有以下信息：
a. 适用标准的最新版本；
b. 关于检查、认证和申诉程序的充分的描述；
c. 及时通报标准和相关程序的变化；
d. 最新的证书或其他能够证明认证资格的书面文件；
e. 有效的合同/许可证。
除非涉及属于保密文件（如投诉的档案或检查报告中的保密部分），否则操作方有权获取与其或获得认证的生产相关的检查发现与其他文件。
4.8.2操作方应保留的记录与文件
认证机构应要求获操作方有：
与其生产的类型相适应的记录保持体系，以使认证机构能够获取必要的信息，并对生产、贮藏、加工、购买和出售予以验证。
4.9在每一处理阶段的检查与认证
1、以下适用于整个生产链中的检查与认证，并明确了在不同情况中的适用情况。
2、应至少每年对产品处理的每一个步骤进行一次检查。
注：任何例外都应经过文件化的风险分析，且只有在本准则中规定的情况下才允许有特例情况。
任何出售产品（开具发票）的个人应注册并获得认证。通常，本条款只有在产品在最终包装阶段或已有最终标签时适用。
4.9.1包装产品
不要求认证机构对在经过最终消费包装后和/或已颁发交易证书后建立检查体系继续处理的产品进行检查。然而，认证机构在有证据表明在后续阶段出现了违反标准的情况时应采取措施。
4.9.2贮藏公司
由于贮藏方式、产品、包装、通行的贮藏方式以及贮藏时间的不同，可以不要求进行检查。应进行首件检查以确定是否需要进一步检查。
4.9.3运输公司
运输通常不需要认证，但由交运时产品的所有者承担责任。
4.10间接认证
1、分包生产
本章为获证组织将生产分包给提供一定服务（如贮藏、处理、加工等）的另一机构制定了准则。分包方（共加工方，分许可方）不以自己的能力获得认证。
认证机构应对分包制定规范。这一规范应至少：
a. 不允许分包方宣传自己的产品；
b. 仅适用于生产过程、原材料供给以及销售由主要操作方控制的情况。通常在这种情况下分包方没有产品名称；要求主要获许可方对分包生产负全部责任。
认证机构应要求主要的获许可方与其分包方之间签有协议，该协议应包括有关标准符合性的条款以及为认证机构提供信息与进入许可的责任。认证机构应确保每一分包操作方都保留相关适用标准的最新版本与有关认证机构的说明。
应有对分包方实施检查的一般程序。
2、种植组（grower groups）
许多认证机构对小组种植者、项目或其他类似情况下的认证做出了特殊的要求。对这些小组进行检查的要求通常与适用与单一操作方的要求不同。以下准则适用于认证机构不对所有的操作方实施年度检查的情况。
认证机构应对小组的定义做出符合以下标准的限定：
a. 小组应由具有相近的农业体系和生产的操作方组成；
b. 小组应有统一的市场活动；
c. 小组应有一定的规模以支持一可行的内部控制体系以客观的保证所有操作方的符合性；
d. 这些小组可包括加工和贮藏单元。对这些小组的检查可不包括大规模的农业单元、其他加工单元与买卖方，但认证机构应每年对其进行一次检查。
3、小组应保留内部控制体系的记录，认证机构应检查这些记录。认证机构在评价内部控制体系时应确保：
a 至少每年对所有的操作方进行一次内部检查；
b 新的操作方在经过检查后才能够加入；
c 内部检查充分覆盖了操作方的符合性；
d 已对不符合的方面做出了适当的处理；
e内部控制体系保留了充分的检查记录；
f内部记录与认证机构的发现应一致；
g操作方理解相关标准的要求，且内部控制体系能够协助其保持符合性。
4、所有的操作方都应保留与其工作语言、能力与知识相适应的标准或标准的相关章节的副本。
5、小组的管理层应签署书面协议明确小组和内部控制体系的职责。这一协议应包括要求管理层得到所有操作方的关于符合标准和允许检查的承诺。
6、认证机构应对所有的小组实施年度检查（或更频繁的检查）。检查应包括对部分个体的项目的检查。在决定检查的百分比时应考虑相关的项目数量、规模、统一程度、生产体系与管理结构。认证机构应明确如何计算这一比例。
7、认证机构对小组内部管理体系的评价应至少一年一次，认证机构应保留完整的记录。
8、认证机构应保留所有操作方的基础数据。基础数据包括：标识、名称、加入年度、位置、面积、商品作物数量、最近一次内部与外部检查的记录以及产量记录。
9、认证机构应明确制定出现违规时的处罚措施，包括在通过外部而不是内部控制体系发现严重不符合时识别内部控制体系的失效。还应包括当内部控制体系失效时暂停所有小组成员的获证资格。
4.11通用证书转换
1、批准转换的程序与职责应明确以文件化表示。
2、对某一制度的评价以及获准加入的过程应文件化，且能够证明使用了客观的准则。
3、应有获承认的认证制度的正式清单。加入此清单的机构应至少满足以下条件之一：
a. 近期批准加入的制度或第三方进行的充分的评价以及相关的报告；
b. 国家有机（食品）认可委认可资格；
c. 其他可视为与中国等同的认可制度。注：认证制度应证明该认可制度与中国认可制度的等效性，并使中国满意；
d. 该制度可接受正在被中国评审的其他制度。但这种接受方式只在有限的时期内有效。
4、应保留所有认证制度的全部文件，包括：标准、检验与认证程序以及评价报告。
5、应与其他制度签署规定各方责任的合同。注：这属于多边协议，这种合同至少应包括以下内容：
a互认的范围（如所有产品等）；
b由一方认证的产品如何获得另一方认证的程序与条件；
c就制度或标准的重大变化通知对方的义务；
d将获证生产（获证生产方清单）通知对方的义务；
e. 赔偿措施；
f. 在丧失认可、官方承认或发生其他类似情况时通知对方的义务；
g. 检查另一方运做状况的权利；
h. 获取相关信息的权利；
i. 保密规定；
j. 争议处理措施。
6、转换的认证需要定期检查与更新。
7、与获准认证方的运做相关的加工者、买卖方以及其他获许可方都应及时接到关于被承认的制度的状态变更的信息。
8、产品复认证
认证机构应只接受由非中国认可的认证制度予以认证的项目或产品，并应满足以下要求：
a. 应明确记录决定形成的程序与职责，且应遵循与自身认证相同的原则；
b. 应有近期的检验报告和其他相关文件；
c. 认证制度应对保证检验员与检验的一致性与能力的措施予以评价。评价应形成文件，并能够证明使用了客观的准则；
d. 对此类项目和/或产品的认证仅在有限的时间内有效，且应进行年度更新。
4.12野生产品的检查与认证
1、所有相关的准则均适用于野生生产的检查与认证。通常，不要求采集者满足对种植组中农户的类似要求，但是仍要求其满足体系一致性的要求。
2、相关的操作方应与其他任何获证方同等对待。
3、操作方应发给采集者说明文件，至少应：
a 明确采集的区域；
b 转达标准和其他认证要求；
c 采集者应签署关于遵守说明文件的声明；
D 操作方应保留所有采集方，以及各采集方提供数量的记录；
E 生产区域应在相关的地图中明确地标识，其规模和标识应能够避免与非获证生产发生混淆的风险；
F 操作方应与当地代理签定合同。
4、除了对操作方和其设备的例行检查以外，检查制度还应包括：
a. 与采集者交谈；
b. 对获证区域适当抽查；
c. 检查当地代理；
d. 与土地所有者或其他为采集区域提供相关信息的相关方（环境机构、非政府组织等）交谈。
4.13投诉
1、认证机构应有处理针对其自身和获证操作方的投诉的办法和程序。
2、应及时、有效地处理投诉。
3、认证机构应保留所有与认证有关的投诉和相关补救措施的记录。
4、当投诉得到解决时，应将投诉的解决方案形成文件并提交投诉方和与投诉相关的各方。
5. 附 则
5.1 本文件由有机（食品）认可委负责解释。
5.2 本文件自发布之日起实施。
