一、充分理解“管理评审”的内涵是提高管理评审有效性的前提。
笔者在审核过程中发现，有些企业把管理评审开成为迎接第三方审核的准备会；有的开成贯标工作总结会；有的开成一般行政例会或质量信息通报会；也有的对管理评审与内部审核混淆等。这些情况说明企业对管理评审的目的、对象、评价依据、方法等没有全面正确理解，因此有必要澄清和统一。
1、管理评审的目的：确保QMS的适宜性（外部环境变的能力）、充分性（满足产品要求能力的程度）、和有效性（进行实际结果实现质量目标的程度），因此应评审QMS是否需要作必要的更改，质量方针和质量目标是否需要作必要的修订，以实现持续改进。
2、评审的对象：组织的QMS，包括组织的质量方针和质量目标。
3、评价依据：依据顾客的期望和需求（可延伸到相关受益方）。建立QMS的根本目的就是满足顾客的期望和需求并不断持续改进，提高顾客的满意度。因此，评审必须从以满足顾客的期望和要求这一视角出发，审视建立QMS的有效性、充分性和适宜性。
4、组织实施者：管理评审由最高管理层第一把手主持，高层管理和管理层人员参加。其主要职责就是对QMS进行全局性的评价。因此，由最高管理层第一把手亲自主持组织实施，对管理评审的有效性具有十分重要意义，也是质量管理原则中领导作用的具体体现和承诺。
5、评审的方法：管理评审可以按会议的方式进行（必要时，可以组织现场评审）。以事实为依据，就组织的质量方针、目标、顾客的期望和需求，对QMS的适宜性、充分性和有效性开展讨论，并在此基础上由最高管理层对QMS的适宜性、充分性和有效性，体系的变更、产品和过程的改进，质量方针和目标的评价，资源的需求等作出一个客观实际的管理评审报告。应形成全部评审记录。
二、管理评审的策划和输入是提高管理评审有效性的基础。
管理评审作为一个过程，包括了输入、输出和活动。要提高管理评审有效性，策划和输入是基础。如果策划和输入不充分、不到位，那么，管理评审的依据就是先天不足，营养不良，必然导致输出为不足，甚至失效，从而失去了理评审的意义。评审的策划要规定评审的周期、频次应适当。评审的周期取决于体系环境、市场状况、内部结构和发展、体系质量的稳定程度。时间间隔3—6个月，最长不能超过12个月。各部门按标准要求的输入形成文件。输入应涵盖标准所列的七项输入要求，也可根据企业自身特点增加相关内容，(也可按ISO 9004:2000中5.6.2提出的13个方面)管理者代表与主管部门对输入的资料预先进行审核，提出修改意见；管理者代表应与最高管理层第一把手沟通，确定管理评审的日期、评审的重点，主要部门在7—10天前发出管理评审计划通知，以便让各部门照知，认真准备。各部门在准备资料中，一定要结合本部门的自身职责和特点，按照标准的条款规定进行。切忌由各部门自由发挥，形成工作总结。质量目标、体系和改进都有共性点，而各部门的职责、范围有所不同，描述的内容必然不一样。如市场营销部重点围绕顾客的期望和需求、顾客满意度、服务质量；技术与质检部门重点围绕产品实物质量、技术规范、图纸、检验质量和产品改进方向；主管部门与管理者代表侧重围绕纠正预防措施的验证；设计和开发部门应侧重在顾客期望的产品改进和新产品开发等。所有输入资料要凭事实，用数据来说话。各部门要依靠日常积累数据、整理数据、分析数据，在分析的基础上评价各部门的工作并找出改进方向，一个组织在所有部门提供输入的资料基础上进行管理评审，无疑是对管理评审的有效性奠定了基础。
三、管理评审的核心是评价QMS，开好管理评审会议是QMS评审有效性的主要途径和手段。
管理评审的核心要突出“评”。笔者在审核过程中发现，大多数企业召开管理评审会议上，有老总的开场白，有各职能部门的输入报告，却没有很好地交流、沟通、讨论，最后由老总简单的总结，但没有明确提出改进领域和方向，草草收场。这样就达不到评审会议的预期目的。管理评审会议必须就评审输入的各项报告，运用“头脑风暴法”集思广益，广开言路，充分发扬民主，紧紧围绕以满足顾客的期望和要求来评价组织的方针和目标的适宜性，产品、过程和体系质量，组织机构设置的合理性，资源的充分性，顾客满意度等，并着力寻找存在问题和改进方向。
四、管理评审输出——管理评审报告是管理评审有效性的主要体现。
管理评审是一个过程，过程的结果就是管理评审的输出，管理评审报告是评审输出的主要标志和体现。评审报告应当依据顾客（包括相关方受益者）的期望评价QMS的适宜性、充分性和有效性，对QMS是否符合顾客的期望和要求，是否符合质量方针和目标的要求及结果进行系统地评价，评审的结果将导致对QMS及产品实物质量、服务质量的不断改进，是最高管理者对QMS乃至经营方针作出战略决策的重要方面。具体而言，评审的输出应按ISO9001：2000中5.6.3评审输出包括三个方面：
1、QMS及其过程有效性的改进措施：对在评审输入中的业绩现状分析，必将导致对组织现有的QMS及其过程发现问题。按照顾客、市场环境和组织的自身需求变化，对产品的设计、制造、防护、交付的各个过程，组织应提出的改进措施。
2、与顾客有关的产品改进措施：包括产品实现的质量，产品的质量特性，实现过程的参数，影响产品质量的人、机、料、法、环因素的控制改进，新工艺、新产品投放市场的能力等方面的改进提高。
3、资源要求：资源是实现每一个过程必须的物质保证，是体系有效运行的前提。任何一个组织应针对内外部环境的变化考虑自身资源的适宜性、充分性、保证性，不但考虑当前需求，还要考虑未来需求。笔者认为，管理评审是否有效主要看，通过管理评审是否寻找改进的需求，改进的领域和需求切入点是否适宜，改进的措施、方法、手段是否适宜、充分。最终要达到持续改进。至于评审报告的编制可按评审目的、评审内容、评审时间、地点、方法、评审概述、存在问题及改进领域和实施措施、关于质量体系运行的评审决议等。评审报告应经与会人员审核，由老总批准后正式发放。
五、验证管理评审输出是提高管理评审有效性的必要保证。
这几年笔者在审核中发现，有些组织管理评审输出——管理评审报告出台后往往认为评审的结果就完成了，结果往往造成在监督审核和复审中发现的问题继续存在。因此，管理评审的后续工作必须被充分重视和强化，并应由最高管理者组织验证，落实改进措施，验证改进措施并记录，而验证的目的在于实现持续改进。但真正做到持续改进还有待于最高管理者、经营者、管理层改进意识的增强，以及环境的营造、改进，使持续改进成为企业文化的组成部分，使持续改进成为每一个组织追求的永恒目标。
