中日双方经会谈有出口意向，可先拟订合同，进一步签订正式合同。
注：对日本的乌龙茶出口由外经贸部单列配额，有关出口企业按中国食品土畜进出口商会的协调方案对外成交。
二、申请许可证
从1998年8月10日起，国家对茶叶出口不再实行统一联合经营，由外经贸部批准的有茶叶出口经营权的外贸公司、获得茶叶出口经营权的生产企业及已经外经贸部批准的外商投资企业自行成交。未经外经贸部批准，其他出口企业均不得经营茶叶出口。中方茶叶出口企业如果是生产加工型企业，长期从事进出口贸易，并有独立的进出口权，可以到当地商检局进行备案，直接向国内大型外贸公司申领进出口许可证（注：国家对茶叶出口仍实行计划配额和出口许可证管理，同时需出口合同），同时可以依客户要求申请ＦＯＲＭ—Ａ（普惠制产地证）。ＦＯＲＭ—Ａ可以在当地商检局办理。
注：凡有茶叶出口经营权的部委直属公司，其茶叶出口许可证由外经贸部配额许可证事务局核发。各省、自治区、直辖市及计划单列市茶叶出口企业的茶叶出口许可证由外经贸部各特派员办事处核发，其中乌龙茶出口许可证由外经贸部驻福州、广州特派员办事处核发。
三、报关
同时茶叶出口企业应该完成报关工作。报关需要茶商向有关部门提供进出口许可证、报关委托书、核销单、报关单、发票、箱单等。
注：海关提醒企业，根据《货物出口许可证管理办法》我国出口许可证管理实行“一证一关”制、“一批一证”制和“非一批一证”制。“一证一关”指出口许可证只能在一个海关报关；“一批一证”指出口许可证在有效期内一次报关使用。“非一批一证”指出口许可证在有效期内可以多次报关使用，但最多不超过１２次，由海关在“海关验放签注栏”逐批签注出运数。企业向商务部申领出口许可证时，应注意根据其具体用途进行申领，必要时可向当地海关进行咨询。
四、报检
同时茶叶出口企业应该完成报检工作。企业依客户要求提供材料，申请中国进出口商品检验检疫局完成各项检测。如果茶叶出口企业为生产加工型企业并在当地商检局有备案，可以直接申请当地商检局进行商检，商检放行即可出口。
注：绿茶指定由上海、江苏、浙江、宁波、安徽、福建、江西、河南、湖北、湖南、广东、四川、云南、广西、深圳、重庆商检局商检，其中珠茶指定由上海、浙江、宁波商检局商检，其它口岸不得办理绿茶商检业务。茶叶出口企业在进行茶叶出口商检报验及申领茶叶出口许可证时，必须列明具体茶种及Ｈ．Ｓ编码，不允许笼统使用“茶叶”或“中国茶叶”等名称。如不按此规定办理，各商检机构不接受报验，许可证发证机关不予发证。
五、定舱
当完成上述申报和检测工作后，茶商就可以向货运公司发出海运或空运定舱委托定舱。
六、提单确认
中日合同双方确认提单各细节，以确保提单无任何遗漏。
七、货物投保
如果货值比较高，可以根据实际需要向保险公司投保险。
八、货物出运
针对日本客户需要，采用海运或空运，茶商向货运公司发出货物。
九、装船电通知
在货物出运后，通知客户货物已经出运。同时，将提货单邮寄给客户。
十、交单结算
一般采用银行交单，买卖双方完成收汇（银行水单）、付货款（增值税票认证）、付运费等过程。同时，涉及到外汇交易的可以向国家外汇管理局进行外汇申报。
十一、收尾工作
中方茶叶出口企业收回报关单、核销单，并进行外汇核销，最后出口退税。
专家建议：作为长期从事进出口贸易的生产加工型企业，可以同大型外贸公司合作，由外贸公司代理出口，上述商检之后的步骤可以由外贸公司代理完成。
小窍门
如果日方需求的茶叶发货量很小，而货价较高，可以通过ＥＭＳ等特快专递的方式邮寄至日本，以减少报关、报检的周期。
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