第一章总则
第一条 为进一步加强我省化妆品监管，规范市场经营秩序，保障人民群众身体健康，根据《化妆品卫生监督条例》及《化妆品卫生监督条例实施细则》、《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》、《化妆品生产经营企业索证索票和台账管理规定》等有关法律法规，制定本工作指南。
第二条在河北省境内从事化妆品生产经营活动的单位和个人应当按照本指南要求，建立索证索票、查验、台账管理等制度，指定专人负责化妆品安全管理工作。
第三条 负责化妆品安全管理工作的人员应当具有高中（含）以上文化程度，熟悉化妆品安全和相关法律法规知识，经县级以上化妆品安全监管部门进行相关知识培训并取得合格证书后方可上岗。
第四条 负责化妆品安全管理工作人员职责：
（一）负责制定索证索票、查验等进货验收制度；
（二）负责索取并查验供应商资质及相关产品质量安全的有效证明文件；
（三）负责化妆品台账登记管理，建立相关票证文件档案。
第二章索证索票管理
第五条 化妆品生产企业要加强原料、包装材料的管理，实行供应商审核制度和原料采购索证及台账管理制度。
（一）化妆品生产企业要按照《化妆品生产企业原料供应商审核指南》对拟采购原料的供应商进行审核，实行准入制度。
对经审核符合准入要求的原料供应商，要建立供货商档案。供货商档案要包括供货商资质、质量管理体系文件、原料规格、安全性评估材料、检验报告等。
（二）化妆品生产企业要从取得准入资格的供货商采购原料、包装材料，并执行索证索票制度。
生产企业索证至少应当包括以下内容：
1、国内生产企业或供应商的营业执照、供货单位销售人员合法资格；
2、原料、包装材料生产企业的其他资质证明；
3、原料、包装材料的检验合格证明；
4、涉及商标、条形码印刷的供应商印刷许可证和条形码印刷许可证。
不能提供原件的，可以提供复印件。但复印件应加盖国内生产企业或供应商的公章并存档备查。
生产企业索票至少应当包括以下内容：
索取供货商出具的正式销售发票及相关凭证，注明原料、包装材料的名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期、单价、金额、销货日期、以及原料、包装材料供应商的住所和联系方式等信息。
第六条 化妆品经营单位应当索要供货商和销售产品的有关证件。
（一）应向供货商索要营业执照、供货单位销售人员合法资格；
（二）销售的产品证件应当包括：化妆品批准证书、生产者卫生许可证、营业执照、同批次检验报告或检验合格证明；
（三）经营进口化妆品应索取进口化妆品批准或备案证书、口岸所在地出入境检验检疫机构检验合格证明。
化妆品经营企业索要的各类证件复印件都应加盖供货商或生产企业公章。
第七条 化妆品生产经营单位要对索要的各类证、票的合法性和真实性进行审核。
（一）供货商资质审核。
1、营业执照的主要审核内容：核对单位名称、地址、负责人等项目是否与供货商身份信息相一致，是否在有效期限内，是否通过年检。
2、供货单位销售人员证明的主要审核内容：核对是否有法人或单位主要负责人签章的委托书，有本人签字按手印的身份证复印件，委托书内容是否与销售人员经营活动相符。
（二）生产单位资质审核
1、营业执照与卫生许可证、生产许可证的审核
（1）核对营业执照、卫生许可证、生产许可证是否合法有效；
（2）核对营业执照、卫生许可证、生产许可证在单位名称、地址、法定代表人（负责人）许可项目等信息是否互一致，是否与产品标签上标注的信息相互一致，对不能确定合法性、一致性的，应要求供货方提供由官方出具的证明材料。
（三）产品资质审核。
1、化妆品批准（备案）证书主要审核内容：
国产特殊用途化妆品审核产品名称、产品类别、生产企业、生产企业地址、批准文号、批件状态、批准日期、批件有效期。
进口非特殊用途化妆品审核产品名称（中文、英文）、生产国（地区）、生产企业（中文、英文）、在华申报责任单位、在华责任单位地址、批准文号、批准日期、批件有效期。
进口特殊用途化妆品审核产品名称（中文、英文）、产品类别、生产国（地区）、生产企业（中文、英文）、在华申报责任单位、在华责任单位地址、批准文号、批准日期、批件有效期。
特殊用途化妆品、进口化妆品的证书信息可通过国家食品药品监督管理总局网站上的“数据查询”进行核查。
2、产品检验报告主要审核内容：
核对产品名称、规格、生产批号是否与产品本身相一致，检验依据是否合法有效，检验结论是否符合规定。检验报告可以是有资质的检验机构出具的检验报告，也可以是生产企业自己检验后出具的报告，但均应加盖供货商或企业公章。
对进口化妆品，要按上述项目对口岸所在地出入境检验检疫机构出具的检验报告或合格证明进行核对。
3、化妆品标签标识、说明书主要审核内容：
核对是否标注有产品名称、制造者的名称和地址、净含量、生产日期和保质期日期、生产单位的生产许可证号、卫生许可证号、进口化妆品的批准（备案）文号、特殊用途化妆品的批准文号。必要时应注明安全警告和使用指南、满足保质期和安全性要求的储存条件。对可能引起不良反应的化妆品，说明书上应当注明使用方法、注意事项。
委托生产的化妆品，应当分别标注委托企业、受委托企业的名称和地址及受委托企业的生产许可证证号。
化妆品标签、小包装或者说明书上不得注有适应症，不得宣传疗效，不得使用医疗术语。
4、审核的所有证票上的有关信息要保持一致。不一致的，应要求供货方提供由官方出具的证明材料。
第八条 化妆品经营单位除索要各类资质外，还应当索取供应商出具的正规销售发票或相关凭证，在发票或凭证上应至少注明化妆品的名称、批准（备案）文号、规格、数量、生产日期、生产批号、保质期、单价、金额、销售日期。
第九条 连锁经营企业或统一配送企业由总部统一收集、核查各类资质和票证并存档，建立电子化档案。加盟连锁店的可以复印总部收集的相关资料，并加盖总部公章备查，也可以建立与总部相联的电子查询系统，确保能够实时查阅各项资料。
第十条 索证索票应当按照供应商名称或者化妆品种类建档备查。化妆品生产经营单位所有化妆品的索证索票材料均应能在生产企业或经营现场进行查阅。
第十一条 索证索票及台账登记等有关文件应当保存至产品保质期结束后6个月，鼓励有条件的生产经营企业实行电子化管理。
第三章台账管理
第十二条 化妆品生产经营企业应当实行台账管理。化妆品生产企业主、化妆品经营企业（批发）应当建立购货台账和销售台账，其它化妆品经营单位应当建立化妆品购货台账。
第十三条 购货台账按照购入的情况如实记录，内容至少包括：名称、规格、数量、生产批号、生产日期、保质期、生产厂家、购货日期、供应商名称及联系方式等信息，按照供应商、供货品种、供货时间顺序等分类管理。
第十四条 销售台账应详细记录化妆品的产品流向。内容至少包括：产品名称、规格、数量、生产批号、生产日期、保质期限、生产产地、销售日期、库存、购货者名称、住所以及联系方式等信息，或保留载有相关信息的销售票据等。购货台账按照供应商、供货品种、供货时间顺序等分类管理。
第十五条化妆品生产经营单位的购货台账和销售台账要建立档案并能在生产企业或经营现场提供。
第十六条 索证索票及台账登记等有关文件应当保存至产品保质期结束后6个月，鼓励有条件的生产经营企业实行电子化管理。
第四章附则
第十七条 本指南由河北省食品药品监督管理局负责解释。
第十六条 本指南自2014年1月1日起试行。
