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SC必知-食品采购风险防控清单

   2024-10-10 审核员小A245
核心提示:食品采购中都有哪些风险,又该怎么应对?……(世界食品网-www.shijieshipin.com)
一、供应商相关风险
 
  (一)供应商资质风险
 
  1.风险描述
 
  供应商无合法经营资质,如未取得食品生产/经营许可证、营业执照等,或资质过期、经营范围不符。
 
  供应商存在不良信誉记录,如曾被监管部门处罚、有食品质量问题投诉等。
 
  2.防控措施
 
  建立严格的供应商筛选程序,要求供应商提供有效的营业执照、食品生产/经营许可证、税务登记证等证件复印件,并进行原件核对。
 
  定期查询供应商的信誉状况,可通过政府监管部门网站、企业信用查询平台等渠道,查看是否有违规记录或负面评价。
 
  对新供应商进行实地考察,评估其生产经营条件、质量管理体系、卫生状况等是否符合要求。
 
  3.监测指标与频率
 
  每月检查一次供应商资质证件的有效性。
 
  每季度对供应商信誉状况进行一次查询。
 
  每年对主要供应商(按采购量或重要性划分)进行至少一次实地考察。
 
  4.应急处置措施
 
  发现供应商资质存在问题,立即停止采购,通知财务部门冻结与该供应商的往来账款。
 
  对已采购但未使用的食材进行封存,若已使用则进行追溯和评估,必要时采取召回措施。
 
  (二)供应商供应能力风险
 
  1.风险描述
 
  供应商无法按时、按量供应食材,导致企业经营受影响。
 
  供应商在供应过程中突然中断合作,没有合适的替代供应商。
 
  2.防控措施
 
  在合同中明确供应的数量、时间、质量等要求,设定违约责任条款。
 
  与多家供应商建立合作关系,避免对单一供应商过度依赖。
 
  定期与供应商沟通,了解其生产经营状况,提前预测可能出现的供应问题。
 
  3.监测指标与频率
 
  每周跟进供应商的生产进度和供应安排。
 
  每半年评估一次供应商的供应能力是否满足企业需求。
 
  4.应急处置措施
 
  若供应商无法按时供应,启动与其他供应商的紧急采购程序。
 
  若供应商中断合作,迅速从备用供应商处采购食材,同时寻找新的长期供应商。
 
二、食材质量风险
 
  (一)食材标准风险
 
  1.风险描述
 
  缺乏明确的食材质量标准,导致采购时无依据。
 
  食材质量标准不符合企业经营定位或法律法规要求。
 
  2.防控措施
 
  根据企业菜品需求、顾客期望和法律法规,制定详细的食材质量标准,包括外观、口感、营养成分、农药残留限量、兽药残留限量等。
 
  定期(每年至少一次)对食材质量标准进行审查和更新,确保其合理性和先进性。
 
  3.监测指标与频率
 
  每次采购时对照食材质量标准进行检查。
 
  每年审查食材质量标准的执行情况和适用性。
 
  4.应急处置措施
 
  若发现食材不符合质量标准,拒绝接收,要求供应商更换合格食材。
 
  对已接收但不符合标准的食材进行隔离,评估是否可采取补救措施或必须销毁。
 
  (二)食材检验检测风险
 
  1.风险描述
 
  未对食材进行必要的检验检测,无法确保食材安全。
 
  检验检测方法不科学、不准确,或检测设备落后。
 
  2.防控措施
 
  建立食材检验检测制度,规定必检项目、抽检比例、检测方法等。
 
  配备必要的检测设备,如农药残留检测仪、兽药残留检测仪等,定期对设备进行校准和维护。
 
  对于无法自行检测的项目,委托有资质的第三方检测机构进行检测。
 
  3.监测指标与频率
 
  按照规定的抽检比例对每批食材进行检测。
 
  每月对检测设备进行一次校准检查。
 
  4.应急处置措施
 
  检测不合格的食材立即封存,禁止进入加工环节。
 
  根据不合格情况,决定是否扩大检测范围,追溯同批次其他食材的流向。
 
三、采购价格与成本风险
 
  (一)价格波动风险
 
  1.风险描述
 
  食材市场价格波动频繁,导致采购成本不稳定,影响企业利润。
 
  未能及时掌握价格波动信息,无法在合适时机采购。
 
  2.防控措施
 
  建立价格监测机制,关注食材市场价格走势,收集价格信息的渠道包括农产品批发市场、行业网站、专业资讯机构等。
 
  与供应商协商建立价格调整机制,如根据市场价格指数进行定期调整,或设定价格波动范围,超出范围时双方协商调整价格。
 
  采用套期保值等金融工具(适用于大型餐饮企业),锁定食材价格,降低价格波动风险。
 
  3.监测指标与频率
 
  每天收集主要食材的市场价格信息。
 
  每月分析价格波动趋势,评估对采购成本的影响。
 
  4.应急处置措施
 
  当价格波动超出预期时,根据价格调整机制与供应商协商新的价格。
 
  若无法达成一致,寻找其他价格合理的供应商或调整菜品结构以应对成本变化。
 
  (二)成本控制风险
 
  1.风险描述
 
  采购成本过高,导致企业经营效益下降。
 
  未充分考虑食材的综合成本,如运输成本、储存成本等。
 
  2.防控措施
 
  进行成本分析,确定食材的目标采购价格,在保证质量的前提下,通过招标、谈判等方式降低采购价格。
 
  优化采购流程,减少不必要的中间环节,降低采购费用。
 
  综合考虑食材的运输距离、运输方式、储存要求等因素,计算综合成本,选择最优的采购方案。
 
  3.监测指标与频率
 
  每月分析采购成本的构成,对比目标成本进行评估。
 
  每季度对采购流程进行一次审查,寻找优化点。
 
  4.应急处置措施
 
  若采购成本过高,重新评估供应商,寻找更具性价比的食材来源。
 
  调整采购策略,如增加集中采购量以获取更优惠价格,或改变采购方式(如从现货采购改为长期合同采购)。
 
四、合同与票据风险
 
  (一)合同风险
 
  1.风险描述
 
  合同条款不明确、不完善,存在法律漏洞,如质量标准、交货时间、付款方式等约定不清。
 
  未对合同进行有效管理,如合同丢失、未及时续签等。
 
  2.防控措施
 
  制定标准的食品采购合同模板,明确双方的权利和义务,对质量、数量、价格、交货、付款、违约责任等条款进行详细规定。
 
  设立合同管理专人或部门,负责合同的签订、保管、跟踪、续签等工作。
 
  在签订合同前,由法务人员对合同条款进行审核,确保合同的合法性和有效性。
 
  3.监测指标与频率
 
  每次签订合同前进行条款审查。
 
  每月对合同的执行情况进行检查。
 
  4.应急处置措施
 
  若合同条款存在争议,依据合同约定和相关法律法规进行协商解决,必要时通过法律途径解决。
 
  若合同丢失,尽快查找备份,若无法找到则重新签订合同或补充协议。
 
  (二)票据风险
 
  1.风险描述
 
  采购票据不齐全,如缺少发票、送货单等,影响财务入账和食材追溯。
 
  票据内容不规范,如信息填写错误、印章不清晰等。
 
  2.防控措施
 
  要求供应商提供完整的采购票据,包括正规发票、送货单、质量检验报告等。
 
  对票据内容进行仔细审核,确保信息准确无误,如供应商名称、食材名称、数量、金额等。
 
  建立票据档案管理制度,对票据进行分类整理、编号存档,便于查询和管理。
 
  3.监测指标与频率
 
  每次采购时检查票据的完整性和规范性。
 
  每月对票据档案进行一次整理和检查。
 
  4.应急处置措施
 
  若票据不齐全或不规范,要求供应商及时补全或更正。
 
  若无法获取正确票据,对该笔采购进行特殊标记,在财务处理和食材追溯时重点关注。

 
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