XX公司制定本《供应商管理制度》(以下简称为“本制度”),旨在规范公司采购业务的供应商管理流程,以建立统一的供应商管理体系,确保供应商管理的合理性、准确性、及时性以及授权审批的有效性。
二、适用范围
XX公司采购部门,业务部门,项目部门等等
三、供应商分类
按照采购策略,对供应商分类
编号 | 供应商类型 | 分类特征 |
1 | 战略供应商 | 与其有着长期、广泛合作或频繁交易的正式供应商,此类供应商为公司提供核心技术产品或可能是唯一的供应商,对公司的存在和发展极为重要且难以更换,或者更换的成本很高,其符合以下条件: (1) 与其签订年度框架协议,明确规定有关付款条款、法律条款、采购价格(或不固定价格)等内容; (2) 当每次采购申请提出后,如框架协议中有确定的采购价格时,则无需再进行询价、比价工作;反之,仍必须进行询价、比价工作; (3) 向此类供应商采购时,可以直接向供应商发出采购订单,无需再行签订采购合同。 |
2 | 优先供应商 | 针对某一类产品或服务,与其有着长期合作或频繁交易的正式供应商,此类供应商所提供的产品和服务在其他供应商处也可获得,但其在价格、质量、交付、提前期、反应时间等综合绩效中有优势,总体绩效较好,符合以下条件: (1) 与其签订价格备忘录,以确定年度采购价格; (2) 当每次采购申请提出后,若申请采购的产品或服务的价格已包含在价格备忘录中,则无需再对其进行询价、比价工作;反之,仍必须进行询价、比价工作; (3) 同时,根据采购合同有关规定确定需要签订采购合同时,需就该笔采购签订单独的采购合同。 |
3 | 普通供应商 | 与其有过合作或交易,但未签订任何框架协议或价格备忘录的正式供应商。需就每次采购申请进行采购询价、比价,然后根据有关规定签订单独的采购合同。 |
4 | 临时供应商 | 在现有合格供应商数据库中,不存在采购需求物料的供应商;但是采购紧急,没有时间开发新的供应商,执行常规的询价比价过程,而采用的供应商。 |
5 | 淘汰供应商 | 公司根据供应商定期评估结果,确定不再与其进行交易的供应商。同时,在采购系统中供应商选择时不允许选择。 |
6 | 黑名单供应商 | 公司根据供应商定期评估结果,发现有欺诈、舞弊或诚信不佳的行为,确定需要提请采购职能部门注意,不再与其进行交易的淘汰供应商。 |
四、供应商管理流程
1、供应商调查
(1)采购部实施采购前,应对潜在供应商进行调查工作,目的是了解供应商的各项管理能力,以确定其可否列为合格供应商名列。
(2)由采购部、工程部等相关部门人员组成供应商调查小组,对供应商实施调查评估,并填写《供应商调查表》。
(3)评价结果由各部门做出建议,供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。
(4)未经过供应商调查认可的厂商,除总经理特准外,不可成为本公司的供应商。
(5)对供应商的调查评估包括价格评估、技术评估、品质评估等,所需考虑因素如下:
价格评估:对于供应商所提供的物料价格,采购部应评价原料价格、加工费用、估价方法和付款方式。
技术评估:对于供应商的生产技术,技术部应评价技术水准、技术资料管理、设备状况及工艺流程与作业标准。
品质评估:对于供应商的品质,采购部应评价品质管理组织与体系、品质规范与标准、检验方法与记录、纠正与预防措施等。
表 2 供应商调查表模板
供应商调查表 | ||||||
供应商编号 |
| 供应商名称 |
| |||
调查时间 |
| 调查次数 |
| |||
调查评估项目 | 得分 | 评分说明 | 调查评估者 | 备注 | ||
成本 | 材料价格 |
|
|
|
| |
加工费用 |
|
|
|
| ||
付款方式 |
|
|
|
| ||
质量 | 技术水准 |
|
|
|
| |
资料管理 |
|
|
|
| ||
设备状况 |
|
|
|
| ||
跟踪服务 |
|
|
|
| ||
及时性 | 到货及时性 |
|
|
|
| |
到货齐货性 |
|
|
|
| ||
合计 |
|
|
| |
2、供应商定期评估
(1)供应商定期评估小组成员至少应包括:采购部采购员及经理、需求部门经理、财务部经理、合同管理部经理或相应部门的经理授权人。采购部负责召集和领导供应商定期评估小组的工作。
(2)除已淘汰供应商外,供应商评估至少每年进行一次,具体的。除定期评估外,还可以在项目完成后进行项目评估。若供应商的交货期、品质、价格或服务产生重大变化时,应及时对供应商做出评估。
表 3 供应商定期评估表模板
供应商定期评估表 | ||
说明: | ||
1:本评估表目的是对合作供应商的绩效的综合评估,以持续提高供应商 | ||
2:评估相关规定详见供应商管理制度,绩效评估相关责任部门必须本着客观公正进行评估。 | ||
3:本表中,除特别注明“非必填项目”外,所有项目必须完整填写。 | ||
4:对本评估表存在任何疑问和建议,可咨询采购部。 | ||
供应商基本信息 | ||
供应商名称: | 填写供应商全称,必须与系统中供应商名称一致 | |
供应商编号: | 填写供应商完整编号,必须与系统中供应商名称一致 | |
供应商所属物料种类: | 填写供应商主要所属类别,与系统中保持一致, | |
供应商目前等级: | 目前在系统中所属的级别,如A类供应商 | |
评估周期: | 评估周期,如2024年1月1日至2024年12月31日 |
|
评估内容 | ||
评分类别/权重 | 评分项目 | 得分(0-5分) |
价格 | · 价格下降率 |
|
· 价格弹性 | 每天报价时 | |
· 价格透明度 |
| |
评估其他说明: | ||
付款条件 | · 付款账期 |
|
评估其他说明: | ||
交货 | · 供货及时度 |
|
· 供货完整性 |
| |
· 送货弹性 |
| |
· 退货难易度 |
| |
评估其他说明: | ||
品质及服务 | · 符合ISO等专业质量标准认证 |
|
| ||
| ||
| ||
| ||
评估其他说明: | ||
诚信 | · 是否存在不诚信记录 |
|
评估其他说明: | ||
评估结论 | ||
评估结论: |
|
|
审批人: 数据维护人: |
(3)供应商定期评估及分类方法:首先,评估人员需确定具体评估指标及其相应的权重(%),权重之和为100%;然后,评估人员给各个评估指标打出考核分数,分值为5分到0分的整数,参考标准详见表4;
其次,
图片
最后,根据供应商评估结果对其进行分类:
得分在几分以上(含)的供应商评为优秀供应商,采购交易时应予优先考虑,建议其所属供应商类型为框架协议供应商或价格备忘录供应商;
考核总分在几分(含)-几分(不含)的供应商评为符合要求供应商,可以正常交易,建议其所属供应商类型为普通供应商;
考核总分在几分(含)-几分(不含)的供应商评为待整改供应商,建议对其进行订单减量、各项稽查及改善辅导措施。
考核总分在几分以下的供应商评为淘汰供应商,终止交易,供应商信息在“采购系统”中供应商选择时禁用。
评估过程中评为黑名单供应商,终止交易。供应商信息在“采购系统”中供应商选择时禁用,并提示所有部门在以后的交易中不选择该供应商。
3、供应商资料的维护和变更
(1)新增供应商
采购部筛选确定新增供应商后,应尽快在进入正式交易谈判之前获取供应商的如下相关资料:营业执照复印件(适用于法人供应商)或身份证复印件(适用于个人供应商)、最近财年的财务报表(适用于上市公司)、供应商诚信声明函、公司银行账号说明(适用于法人供应商)或个人签字的收款银行账户说明(适用于个人供应商)、相应的资质证书或质量认证证书等。
采购员将上述资料收集完整后,填写《承办商/供应商资料表》并提交采购部经理审核,以建立供应商档案。在与供应商的业务合作过程中,采购部就及时更新《承办商/供应商资料表》。
(2)供应商信息变更情况主要包括:
供应商收款方名称、开户行及银行账号变更、供应商名称变更、供应商地址变更、供应商联系人或联络方式变更、根据供应商定期审核结果变更。
供应商信息变更必须由供应商提供的相应的资料包括但不限于:
¨供应商收款方名称、开户行、银行账号变更:加盖其公章的收款公司银行账号说明(适用于法人供应商)或个人签字的收款银行账户说明(适用于个人供应商);
¨供应商名称变更:加盖其公章的供应商名称变更通知函、加盖其公章的营业执照复印件;
¨供应商地址变更:加盖其公章的供应商地址变更通知函;
¨供应商联系人或联络方式变更:加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函。
采购员收集上述资料后,需填写《供应商信息变更清单》,以确认供应商资料收集的完整性,然后一并提交采购部经理审核。供应商资料和信息的变更由采购部经理审批后,采购员更新《承办商/供应商资料表》和《合格供应商名录》并予以存档。
五、供应商信息变更清单
供应商信息变更清单 | |||||
供应商名称: |
|
|
|
|
|
采购类型: |
|
|
|
|
|
序号 | 变更类型 | 资料名称 | 是否已获得(Y/N) | 是否变更(Y/N) | 备注 |
1 | 供应商收款公司名称、开户行、银行账号变更 | 供应商收款公司银行账号开户证明(法人供应商) |
|
|
|
2 | 供应商名称变更 | 加盖其公章的供应商名称变更通知函 |
|
|
|
3 | 加盖其公章的营业执照复印件 |
|
|
| |
4 | 待准入考察供应商资料提供检查清单 |
|
|
| |
5 | 供应商地址变更 | 加盖其公章的供应商地址变更通知函 |
|
|
|
6 | 供应商联系人或联络方式变更 | 加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函 |
|
| |