食品企业在开展食品安全管理过程中，需调查掌握供方（包括食品原料、食品添加剂和食品相关产品等的供应商）的资质证明和相关文件，以有效管理供方，履行进货查验业务，把控物料合格性门槛。
因此，建立并管理供应商档案是食品企业的基础工作之一。
供应商档案资料，通常包括以下几类：
1）供应商相关资质文件，如生产许可证，营业执照
2）供应商提供产品的合格证明
3）供应商声明
4）供应商评价记录
5）其他资料
在这些档案资料的管理中，以下细节应该给予充分关注。
一、供应商的法定资质文书，应注意
1.营业执照是否覆盖供方供应的所有产品？
【举例】有些企业营业执照可能不覆盖供方所提供的产品，特别是不需要提供SC等资质的产品，应特别给予关注。
2.生产许可资质是否在有效期内，是否有超期？
3.在食品链上，需调查供方生产许可资质（不单单是SC）是否提供完整？
【举例】如外包装供方，应向企业提供《印刷经营许可证》；如海捕供方，应向企业提供《捕捞许可证》。
二、产品合格证明，应注意
1.是否每批次提供产品的相关合格证明？
2.适用条件下，供方是否每年至少提供1次第三方检验报告？检验报告生效日期是否超过1年？
3.产品检验报告是否覆盖主要食品安全指标？
4.产品检验报告是否真实？
三、供应商声明，应注意
根据具体情况，向供应商索要声明，通常这类声明，包括有：供货声明和供方声明。供货声明，可包括原料种植过程中未使用违禁农药，未使用转基因原料等；供方声明，可包括社会责任声明、环保声明等。
1.供货声明，是否每批次提供，且供货声明的信息与产品进厂信息是否保持一致？
2.供方声明，应关注声明内容是否满足相关程序文件？
四、供应商评价记录，应注意
企业可按照供应商管理规定，在供应商选择时对供应商进行系统评价，在合作期间进行周期评价，在档案管理时应注意：
1.对供应商评价，是否真实？
2.评价内容是否完整？
3.评价周期是否符合公司相关规定？
4.评价人员是否签字？
五、其他资料
根据企业的具体需求，可能还会涉及到一些相关的供方资料，也在供方档案管理范畴内，例如产品证书等。
1.具有时效性的第三方证书，是否在有效期内？比如供应商的ISO9001证书等。
2.有涉及到使用进口冷链原料加工的企业，需索取核酸检测合格证明以及消毒单位出具的进口冷链食品货物也经消毒的证明。
六、常见的物料索证要求
1.一般的物料，有生产厂家的需要：营业执照+生产许可证（含明细页）+当年第三方检测报告+批次出厂检验报告。
2.农副产品，如果是在批发商采购，需要索要对方营业执照+产品外检合格报告+收货方检测验收。
2.1农副产品，如果是收的农户的，比如香葱，索要对方身份证复印件+收货方检测验收。
3.物料都需要收据等购货凭证。
