“5why”法则在工作中是很重要的,那么如何贯彻又是一个重大的问题,该如何做呢?
第一,问题发生时,不要只停留于表面,要坚持探寻根本原因。
这是防止问题再度发生的关键性一步,这需要我们放下主观成见,以尽量完整客观的角度去看待所发生的问题,并且需要层层设问,从结果出发,顺藤摸瓜地找到线索,一步步进行提问。
在提问的过程中,也要注意不能偏离核心问题,要围绕核心,抽丝剥茧找出原因,在最后一个原因出现之后,也要学会反推,以使结果符合逻辑。
第二,学会将问题分成许多小问题,扩大研究的范围。
这是用“5why”分析法处理问题的重要步骤,通常需要人们建立系统的知识网络,对每项步骤进行细致的记录和分析。这也是很多大公司在处理问题时会采用的基本准则。
比如某轮胎生产厂发现某一批次的轮胎出现了研磨的裂纹,于是经理召集了各部门的主任进行紧急的会议。
每个部门主任都对本部门的工作进行核查与反馈,最后每个部门将结果进行了统一的汇报,发现生产部门没有及时察觉油压箱的油量减少,QC部和品管部没有对酸洗实验做细致的规定和完善,就是在这样的一环扣一环当中,每一个部门都有疏忽的地方,共同酿成了这一批轮胎的质量不合格。
将一个大问题分解成很多个小问题,不仅有利于细化问题,提高效率,更能够激发工作的积极性。比如在这个案例当中,看似是很严重的质量问题,但其实只要各部门各司其职,就能够避免问题的发生。
这个方法也能够帮助管理者迅速找到问题的根源所在,在规定的制定和实行过程中可以避免复杂冗长的传达程序。
第三,注意跟踪结果,及时反馈。
在这一点上,有一个着名的案例是一个国家因为打输了一场重要的战役而亡国了,原因在于亲自征战的国王的马匹在战斗的过程中跪跌在地,导致国王被敌军俘虏。最后这个倒霉的国王也就失去了大片的国土,自己也沦为敌人的阶下囚。而马匹失利的原因就在于少了一个马掌钉,在奔跑的过程中,不堪忍受石子的硌脚,所以摔倒了,连带着国王也摔在了地上。
而在战争打响的前两个小时,铁匠还在给国王的战马安马掌钉,但是马夫却等不了了,他一直在催铁匠快一点,免得国王生气。所以一直被催促的铁匠匆匆忙忙钉了三个马掌后,发现不够铁钉来钉第四个马掌了,为了不挨骂,就随便用剩下的材料钉了第四个马掌。
所以这匹没有钉好马掌的战马也就匆忙应战,在战场上没过多久,那个粗制滥造的马掌就自然脱落了,最后酿成了悲剧。这件事情中,如果铁匠能够多花两分钟去找材料,或许就能改变事情的整个走向了。
足可见得关注结果、及时进行反馈并调整方法的重要性了。
这是问题解决后所需要采取的步骤,对结果的跟踪能够看出解决方法是否有效,是否有需要改进的地方,在下次出现类似问题的时候,能够进行有效的防范,并且有利于快速地解决问题。
所有事情在发生之前必定会有很多征兆或原因,因此,如果我们不能有效规避风险,起码可以通过“5why”分析法,以一种“打破砂锅问到底”的精神,在抽丝剥茧的层层设问下找出问题发生的最根本原因,从而有效解决问题。