食品工厂内的食品安全和质量合规表单通常由主管设计，一线员工填写，作为食品安全管理者应提高记录填写的有效性，确保及时、真实。填写监控记录越容易，表格被完成的可能性就越大。如果表单设计不当，不适宜食品一线人员填写，记录的有效性就会大打折扣，影响食品工厂在被审核期间提供完整记录的能力。
一、表单设计注意事项
在设计食品安全表单时，尤其是那些需要手工完成的表单时，要在可读性和美观性之间保持平衡。
应该有足够的空间来记录所需的信息。确保监控表单不拥挤。
监控表上的文字是可读易读的字体大小。
充分利用每个输入字段和表单边框周围的空白。良好的间距有助于更好地完成表单。
理想情况下，在表单设计中坚持使用一种颜色。使用深色将有助于更好地复印。
不要试图在食品安全表格中获取太多信息。无论您需要记录什么信息，都要确保它是相关的。
二、信息相关性
在设计表单之前，首先需要确定它的目的和要收集的信息的目的。
要确定信息的相关性，请问自己以下问题：
通过填写这份食品安全表单，我们想达到什么目的？遵守法律？是否符合认证标准要求？捕获关键业务信息？如果无法将相关性追溯到其中之一，你应该不得不思考为什么我们还要记录这些东西？
这个记录，如果是自己做，会觉得麻烦吗？例如一线员工经常是一边要赶着生产，一边还有带着湿的手做记录。
因此建议在设计记录，特别是要让一线员工记记录，就应多到现场观察，该如何让员工方便并理解这份记录的重要性。
三、持续的数据输入
许多记录需要员工按一定频率不断的进行记录，这就需要有相应的方式提醒员工记录的时间点，例如每隔一小时做些记录，要考虑如何提醒员工，另外是否需要保证掐着点做记录。
四、需要记录的信息
食品安全表单和随后的食品安全记录至少应包括以下内容：
1. 文件控制信息
包括表单名称和某种类型的文档控件是基本要求。文档控制的示例可以包括发布日期、版本号、文档日期。空白记录本身也是文件的一种表现形式，应受控管理。
2. 日期和时间
记录日期和时间表明事件发生的时间。所有记录应实时完成。这意味着，将在进行事件时记录该信息，例如 GMP 检查或 CCP 监控。确保日期包括“年”，时间包括“上午或下午”以及具体的时间点**时**分。
3. 监测结果
完成食品安全记录的主要目的是获取过程信息。如果记录中没有记录信息，则很难证明或证明活动已完成。简而言之，确保所有结果都按要求记录（好或坏）。
4. 完成记录的人的姓名和签名
包括完成监控的人员的姓名，并且在大多数情况下还包括该人员的签名，签名应工整。如果后期食品出现任何问题，可以方便进行记录追溯。
5. 产品名称和批号
记录产品名称和批号不仅有助于可追溯性，而且在适当的情况下也是一项法律要求。
6. 设备设施名称和/或位置
养成记录设施名称和/或设施位置的习惯。这可以包含在初始表单设计中，以节省食品处理人员填写此信息的时间。特别是多生产车间，设备、工艺等都相同的区域，请同时记录站点位置。
7. 食品安全记录验证
记录都需要被验证，因此每份记录通常都需要预留核查人签名位置。该过程旨在验证没有遗漏任何问题、满足工艺参数以及有效且正确地完成记录。当强大的记录验证系统到位时，可以更快地识别问题。
五、审核和核实记录
定期审查食品安全和质量合规记录可以深入了解食品安全系统关键要素的状态。审查提供了识别监测数据趋势的机会。通过识别趋势，我们可以问自己许多不同的问题，例如：
我们是否仍在生产安全食品的轨道上？
系统开始失控了吗？
这件设备是不是开始失效了？
我的员工需要再培训吗？
六、记录管理系统
食品安全和质量合规记录的管理，应考虑：
保留时间
记录控制
储存，短期和长期
检索
处理
记录保持的时间，要充分参考产品的保质期时间。
七、记录造假
受过训练且精明的核查人员很容易发现记录造假。以下这些情形，都可能是不良的记录：
记录过于干净，例如在水产车间，记录难免有水渍。
记录时间过于工整，例如都是整点进行记录填写。
记录之间的关联时间不对，例如罐头产品还未罐装，该批次杀菌已经开始。
明显的涂改，不同笔迹相同姓名的签字。
不符合设备特性的记录曲线，例如杀菌设备的温度圆盘记录仪，温度记录曲线有其特有的特征。
记录的数值与用于测量的仪器能达到的精度不相符。
