文件和记录管理是食品企业食品安全管理体系的重要组成部分，企业采购、加工、贮存、检验、销售等相关活动都应有相应的详细记录。文件和记录应按照操作规程管理，内容应准确、清晰、便于追溯。
一、相关要求如下
1、应建立文件、记录管理制度，对文件进行有效管理，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2、应真实记录食品原料、食品添加剂和食品包材等食品相关产品的名称、规范、数量、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。
3、应如实记录食品加工过程（包括工艺参数、环境监测等）、产品贮存情况及产品的检验批号、检验日期、检验人员、检验方法、检验结果等内容。
4、应如实记录出厂产品名称、规格、数量、生产日期、生产批号、购货者名称及联系方式、检验合格单、销售日期等内容。
5、应如实记录发生召回的食品名称、批次、规格、数量、发生召回的原因及后续整改方案等内容。
6、食品原料、食品添加剂和食品包材等食品相关产品进货查验记录，食品出厂检验记录应由记录和审核人员复合签名，记录内容应完整。保存期限不得少于2年。
7、应建立客户投诉处理机制。对客户提出的书面或口头意见、投诉，企业相关管理部门应作记录并查找原因，妥善处理。
8、鼓励采用先进技术手段（如电子计算机信息系统），进行文件管理。
二、实施要点
文件管理制度是对文件的制定、审核、批准、发放、培训、使用、更改、标识、回收、作废、存档等活动进行管理的依据。
文件是信息及其承载媒体，记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等均可以采用电子计算机信息系统进行管理。文件可以是计算机磁盘、光盘、软件系统或其他电子媒体，或它们的组合。
食品生产企业实施食品生产活动时应有相应的计划作为指引，计划应当有书面文件，执行应当有记录。记录是一种特殊的文件，是提供活动、产品（或服务）符合相关要求、管理体系有效运行、能够进行有效追溯的客观证据，也是验证、预防和纠正措施的证据。
记录是反映实际生产活动实施结果的书面文件，食品生产的所有环节，从采购、生产、检验、仓储、物流到销售都要有记录可查证追溯。记录必须真实、准确、完整，体现生产过程中的实际情况。食品企业在符合相关法律法规要求的前提下，可根据自身实际情况作出相应的规定，记录可以是纸质文件或电子记录。
企业应建立客户投诉处理机制，根据规定的客户投诉处理程序，对客户提出书面或口头意见、投诉做好记录，通知企业内部相关部门查找原因，给出妥善处理意见，对客户及时反馈和答复，保留相应的记录，包含企业内部纠正措施的记录。
1、文件管控要求一般包括：
①有制定、审核、修改程序，明确文件发放部门；
②当客观情况发生变化，如组织机构变化、产品变更、相关法律法规变化时，应对文件进行审核，必要时进行修改；
③应对文件修订状态进行标识，即版本号、修订状态、修订一览表等；
④除现行有效版本外，其他版本不得出现在文件应用场所，以免混淆，收、发文登记表、受控文件清单等应有详细记载；
⑤文件字迹应清晰、有编号，易于识别；
⑥与产品（或服务）有关的外来文件，如与产品有关的标准、法律法规等，应有单独标志或单独存放，应有保管和使用措施等的规定；
⑦作废文件要及时收回，如需保存应加注“作废”字样，保存期限不得少于2年；
⑧文件的归档、查询、作废等应由专人管理。
2、记录管控要求一般包括：
①记录进行标识、编号、登记（记录清单）；
②记录需要保存在适宜的场所，以防损坏和丢失；
③规定记录的保管、借阅要求；
④记录应易于检索和查找；
⑤记录保存期限不得少于2年；
⑥规定记录处置和销毁的要求；
⑦记录不得随意更改和更新，因记录有误等确有必要更改和更新时应当遵循相应的规程操作。
