【管理】内审员的作用和职责分析

管理体系的运行需要持续地进行监督，这样才能有效、及时地发现问题并采取改进措施，这种持续监督主要是通过内审进行的，而内审的实施正是这支内审员队伍担当的。

所以，从某种意义上说，内审员对管理体系的有效运行起着监督员的作用。

在内审时，内审员发现某些不符合项，要求受审核部门及时采取措施，对不符合项进行处置，消除产生不符合的原因。
此时，他必须向受审核部门解释为什么这是一不符合项，这样对方才能针对不符合项找出原因，采取措施。
在受审部门考虑纠正措施时，内审员可以提出一些改进意见供其选择。当受审核部门提出纠正措施计划时，内审员应决定是否可以认可，并说明认可或不认可的理由。
在纠正措施计划实施时，内审员要主动关心实施的过程，必要时给予指导。这一切都说明内审员在内审工作中，绝不仅仅是一个“裁判员”，还应为改进管理体系想办法、出主意，成为一名优秀的“参谋”。

内审员在内审中与各部门的员工有着广泛的交流和接触，既可以收集员工对质量管理方面的意见、要求和建议，通过质量负责人向领导反映，又可以把领导层关于质量方面的方针、政策和意图向员工传达、解释和贯彻，起一种沟通和联络的作用。

由于内审员经常被派往分包方或供应商去进行第二方审核，在审核中贯彻本实验室对分包方或供应商的要求，同时也可反映分包方的实际情况和要求，起接口作用。
当到第三方现场评审时，内审员常常担任联络员，从中了解对方的评审要求，评审方式和方法，向质量负责人或最高管理者反映，同时也可向对方介绍本实验室的实际情况，起内外接口作用。

内审员在实验室都有各自的本职工作。内审员的资格是经过专门培训而获得的，他们经常参加内审活动，对该实验室管理体系的要求有更深刻的了解，更懂得应该如何做好本职工作。
所以内审员应以身作则，认真贯彻和执行有关管理体系的要求，在全体员工中起模范带头作用，成为贯彻实施管理体系的骨干。
内审员是本实验室管理体系建设的骨干，要发挥自身的作用，就要提高自身的能力，特别是现场审核时的审核方式。
内审员在审核中可以采用多种工作方法，这些方法往往是在工作中不断积累起来的，各人有各人的技巧，从而形成了个人的风格。即审核技巧。内审员既然是客观证据的收集者，在现场审核中主要的手段就是看、问、听和分析。
内审员用来作分析判断的基础是各种信息，而信息是通过看、问、听而得来的。这里仅就最基本的方法，做一简单介绍：

内审员在现场的时间有限，而需要采集的信息量又很大。信息（客观证据）只能通过看、问、听获得，因此只有少讲才能多获取信息。

问题应该向负责进行该项质量活动的部门或个人提出，而不应向无关的部门或个人提问，否则就会文不对题，浪费时间。

内审员应明确地针对要了解的问题提问，用不着像商业或外交谈判中那样采用旁敲侧击的方式，更不要提出外行或错误的问题。在现场审核过程中，可采用封闭式和开放式相结合的方法进行提问。

内审员在提问时经常会问及文件及实际执行情况，这时可在提问中同时索取需要观看的文件或提出观看现场，这样就等于临时又增加了一些检查的样本，对检查起了补充作用。问看结合的做法，既可使审核步步深入，又可避免单纯问答的那种单调的方式，比较有效。

内审前各部门一定会做出相应的准备，因此重点的文件框等一定会收拾得整整齐齐，但在某些地方常常会发现作废的文件、未经检定校准的仪表等等不该存放在现场的东西，所以观察视野要开阔一些，检查要细致些。

为使审核顺利进行，内审员应注意创造一个良好的气氛，使审核成为仿佛是在进行工作研究，而不使对方总感到自己是处于受审地位。

为此，内审员应平等、和气待人，注意听人说话，认真记笔记，不时点头、注视、附和等方式对受审方谈话表示感兴趣等等。凡是要请对方出示文件或找一般工作人员谈话时，都应争得对方领导的同意。

如发现了不符合项，要求受审方负责人认可时，要耐心说明理由。如果对方态度粗暴，也不要与之争吵，但仍然要以事实为依据，耐心讨论。若发现自己错了，要马上承认，并表示歉意，只有这样对待，才能使审核顺利进行。

在评价某一具体的不符合项时，要恰如其分，留有余地。对缺陷的责任，应强调考虑控制管理体系文件的原因，而不宜过分追究个别部门和个人的一时责任。在审核中不做有损其他部门和个人的评述。这样不但可创造一个和谐的气氛，而且有利于实验室内部的团结与建设。

在设计检查表时，要合理策划样本，保证样本的代表性，从而保证审核结果的有效性。在策划编制检查表时，既要注意依据审核准则策划查什么，也要注意根据不同的情况策划更方便、有效的检查方法以及合理的样本量。

否则，到现场审核时由于工作紧张和时间有限，审核方法和样本量策划不周，容易导致审核不充分，影响审核结果的有效性。