食品微生物实验室必须具有进行食品微生物检测所需的仪器设备、试剂和材料，分析结果的可靠性在很大程度上受使用仪器设备、试剂和材料的影响。为了确保采购服务和供给质量，确保所采购的物品符合测试工作要求，实验室应对所需购买的仪器设备和材料制定文件化内容并规范采购程序，具体可遵循以下步骤和原则：
1.明确采购目的，编制采购文件
实验室在采购仪器设备和材料时，必须明确需要采购的目的，确定采购物品的功能与系统的需要。这就要求事先制定采购文件或填写采购申请表，在采购文件或采购申请表中，对所要采购的物品提出足够的要求，并对其技术要求进行详细地描述，包括对仪器进行的系统评估，能否满足用户的需要，价格是否适当，是否有研究与发展的空间，是否有质量保证数据质量能否提高，是否符合健康、安全、法规的要求等。同时还应考察仪器与附件的大小
环境温度、湿度、仪器的重量、供电系统(电压、电流、特殊插座)、水、气、上下水道、通信系统、网络联结系统、健康与安全方面是否需要特许证等，上述资料可向销售商索取。
2.评价采购文件
对编制的采购文件或申请表进行评价。评价的内容包括：采购物品的技术指标和对测试方法要求的满足性；供应商提供的产品质量对测试方法要求的满足性等，以证明采购物品是否满足测试工作的要求。对于申请购置的新仪器设备的评价，实验室相关负责人应组织收集有关仪器设备的信息资料，核实采购文件中申请购置的仪器设备的生产厂家、型号、规格及性能指标等是否满足测试方法的需要。大型仪器设备则需要设备管理部门请有关专家进行论证和评价。
3.采购
采购申请经批准后应对仪器设备的供应商进行评价，并保存评价的记录和获得批准的供应商名单。仪器设备的采购应选择信誉高、产品质量好、售后服务好的供应商。与供应商签订的技术合同应尽可能详细，合同中应包括申请书中所有的技术指标信息。购买国产的仪器设备时要注意检查制造计量器具许可证标志；拟购买的进口的仪器设备若属于《中华人民共和国进口计量器具型式审查目录》中的计量器具，应经过型式批准。
二、仪器设备的招标
2000年以来，我国陆续颁布了《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》及一系列实施细则，首次从制度上将采购工作纳入到法治化管理的轨道。目前，仪器设备的采购多采用招标的方式进行，从一定程度上规范了采购行为，强化了财经纪律，提高了投资效益，促进了廉政建设，为实验室建设提供了有力的物资条件保证。
1.编写招标采购文件
招投标工作的程序一般为：标书的制定，招标信息的发布，评标专家的聘请，供货厂商的资质审查，评标及中标合同的签订，合同的执行及货物验收等环节。因此，标书的制定是要做好的第一步工作。
为提高招标采购的效果，在编写招标文件时，应根据采购的仪器设备物资内容要求，科学合理地选择评标方法，制定严密的评标细则，做到既不量身定制，又不无的放矢。不但要了解几种评标办法的适用性及利弊，而且要通过测算规范评标标准提高评标的操作性。
编写标书人员要与实验室技术人员沟通，了解他们的需求，包括拟购仪器设备的性能、配置、技术参数和市场价格等方面，做到心中有数，并可选择地实地考察一些产品。结合本实验室的检测工作及发展需求，选择适合自身发展的仪器设备。利用实验室技术人员在了解仪器设备结构方面的优势，与技术人员一起共同拟定技术参数要求。注重实用和经济的原则，合理配置，节省资金，让有限的资金发挥最大效力。
2.对拟采购的仪器设备进行信息筛选
在采购仪器设备前应登陆相关的国家法定的官方网站，如国家食品药品监督管理局、卫生部等相关网站，查询拟购的仪器设备是否有不良事件报道，主要生产厂家的产品注册证身份否过期，是否已经停产或即将停产等。若发现有该类信息，应即时加强对招标文件的限制，防止采购回已落伍或存在安全隐患的产品。
3.对生产商资格进行审查，提高招标邀请质量
在招标采购工作的实践中发现，招投标中不可避免地会遇到有些厂商中标后不能很好履行合同，不按合同要求保证交货质量和交货时间：也有厂商在招标时互相串通，进行不正当竞标和抬高报价：有的不按合同所承诺的服务条款进行售后服务：甚至有的中标后又反悔，不愿继续履行合同。这些现象的存在告诉我们，在当前这种不规范的市场经济条件下，要做好招投标采购工作，就绝不能忽视对供应厂商的资格审查，要通过考察和调查，了解供应厂商的资质、生产规模和实力、业绩和用户意见、质量保证体系和售后服务体系等，真正把那些资质高、信誉好、实力强并在以往的供货及服务方面表现俱佳的厂商作为邀请投标对象，避免招投标后期各种违背合同条款的现象和纠纷发生。
4.结合微生物检测仪器设备特点，正确选择采购方式和评标方法
微生物检测用仪器设备具有专业性强、种类多、每种仪器的绝对数量少，有的生产厂家还具有单一性等特点。对于这类仪器设备的采购有的可以按计划在规定的时间完成，有的却无法预先安排，尤其是一些因突发事件所紧急采购的仪器设备，往往需临时添置，短期供货。在这种情况下，如果仍按照统一模式组织集中采购，势必会影响到检测任务的完成。因此，针对不同的仪器设备类别，选择适当的采购方式是十分必要的。在实际操作中可根据情况分别采用公开招标、邀请招标和询价议标等不同方式，正确处理操作的规范性和灵活性的关系。
另外，针对不同类别的仪器设备选取一种客观实用的评标方法，在招投标中也是十分重要的。评标是整个招标过程中的一个关键环节，评标是否公平、公正，直接关系到招标的结果和效果。根据《中华人民共和国招标投标法》的规定，评标时可采用的评标方法通常有“最低投标价法”和”综合评估法”两类。采用何种评标方法，要视具体情况灵活决定。要把质量和价格作为重点，以实现效益最大化为目的，针对不同的购置项目，拟定相应的评标细则，保证评标过程更为科学、客观、公平和公正。
5.认真贯彻招标采购政策法规，充分发挥评审专家和使用单位的作用
《中华人民共和国招标投标法》中明确规定：评标委员会的组成人员中，技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。另外，2003年财政部、监察部又联合下发了《政府采购评审专家管理办法》，明确了专家在招投标活动中的重要地位和主导作用。由于被聘专家在相应领域从事工作多年，精通业务，熟悉产品情况和市场行情，掌握一定的招投标法律法规知识。他们应享有对招标采购制度及相关情况的知情权；对供应商所供货物、产品质量和服务质量的评审权和推荐中标商家的表决权。他们应参加招投标的全过程，特别是评标过程。
在整个过程中，评审专家应以科学诚实、客观公正的态度进行评标咨询工作，向招标单位提供真实可靠的评审意见，以确保所购仪器设备在功能上的适用性、技术上的先进性、使用上的可靠性和经济上的合理性。招标单位应建立包含不同学科、不同专业、有一定人数的评审专家库，评标时可根据产品类型随机聘用有关专家参加仪器设备的招标评审。
用户作为仪器设备的直接使用者，他们应熟悉检测流程，具有丰富的仪器设备操作使用经验。因此，让使用单位代表参加仪器设备的招标评审，对搞好仪器设备采购无疑会起到重要的作用。
6.保证全面履行合同，认真做好检查验收
合同的签订、执行与验收，是整个招标工作的最后环节。合同所列条款要符合评标会议纪要的内容。要明确规定货物的价款、付款方式、交货时间和地点。还应把厂商的服务承诺、质保金留取比例、留取时限、是否有赠送物品等一并写进。合同条款的拟定及合同草签，由设备部门与厂商共同完成。
甲乙双方必须按照合同的约定全面履行合同。为了保证合同的正常执行，在合同文本中必须详细规定有关违约追究处理条款。一般追究违约责任的方式有：违约金和赔偿损失等，根据履约的需要，双方可协商选取适当的违约责任方式和金额并列入合同条款。
相关设备部门要对合同的执行情况进行监督检查，合同执行完毕后，要组织有关专家和用户对合同的履行结果进行验收，以确定所提供的仪器设备和服务是否符合要求。从以往合同执行情况看，货物的质量问题是合同执行的难点。因此，在订立合同时，就要规定出明确详尽的检验标准和方法。
7.签订合同应明确的要求
在注重仪器设备性能指标的同时，还应对以下方面作出明确要求，以便有效控制后续成本，保证仪器设备的顺利安装和使用。
(1)明确仪器设备的安装、调试时间。要求厂商明确仪器设备安装时间，若仪器设备对场地、电源、使用人员有特殊要求，厂商必须提前告之使用单位。对于大型仪器设备的安装，如果安装调试时间较长，还应要求商家提供进度实施表，以保证仪器设备安装的顺利实施。
(2)明确仪器设备维修响应时间，加强对修复时间的限制。
(3)对采购的仪器设备，应加强风险防范。由于招标带有不可确定性，有时采购的仪器设备，可能是实验室不熟悉的仪器设备，因此在招标前，最好能限定部份商务条款，从而加强风险防范。
(4)要求厂商明确常用耗材、主要元件保用时间及价格的详细清单。为此，在招标谈判中应特别注意易损件、耗材、备件的优惠折扣价等问题。定标之前应获得厂商的书面承诺。
(5)采购前要求厂家书面承诺所售仪器设备机型的备件及耗材，厂家应保证供货时间不少于多少年；备件库设在何地；备件送达实验室的时间多长；若不能维修，有何补偿措等。
(6)应注重对重要附属设备或备件的配置。
(7)应注意明确仪器设备所携带软件的安装、使用等方面的责任。目前许多仪器设备，尤其是分析仪器设备都设计了相关的分析和数据处理软件，这些软件需要安装到计算机中。因此，在标书中应对专业的软件安装、使用以及数据处理等要求进行规范。
(8)在可能的情况下，应明确厂家有义务对实验室的使用人员和维修保养人员进行仪器设备的短期技术培训。保证实验室的仪器设备使用人员在做好日常保养工作的同时，也能处理一般的故障。同时厂家还应提供必备的技术手册、电路图纸等资料，为用户自行处理提供可能。
(9)应对仪器设备的品牌、型号和生产商加以确定，防止供货商提供假冒的仪器设备，并对相关承担责任进行规定。
三、仪器设备的安装与验收
对测试质量有影响的仪器设备，试剂和材料在使用之前必须根据采购文件进行符合性检查并记录。对经常使用、质量稳定的试剂和材料应根据采购文件进行符合性查收。对新的设备仪器购买后，首先要对该仪器设备进行安装确认，仪器设备必须由专业人员安装在合适操作的环境场所，其基本程序是：开箱验收、安装和运行性能确认。
安装确认的主要内容有：
(1)清点仪器设备的软件、硬件是否与装箱单一致，检查有无可见的损伤，确认软件与硬件的版本。
(2)登记仪器设备名称，型号，生产厂商名称，仪器设备的唯一性编号，生产日期，仪器设备使用者姓名，内部固定资产设备的登记及安装地点。
(3)收集汇编和翻译仪器设备使用说明书和维护保养手册。
(4)检查并记录所验收的仪器设备是否符合厂方规定的规格标准。
(5)检查并确保有该仪器设备的使用说明书、维修保养手册和备件清单。
(6)检查仪器设备的安装是否恰当，气、电、水及管路连接是否符合要求，模块之间的通信是否良好，根据需要校验模块、软件(版本)、安装及硬件与软件是否相容，是否有电磁干扰等。
(7)制定使用规程和维修保养制度，建立使用登记本。
(8)制定清洗规程。
(9)明确仪器设备技术资料(图、手册、备件清单、各种指南及该设备有关的其他文件)的专管人及存放地点。
(10)最后对确认的结果进行评估，有效的制定出设备的校验、维修保养、验证计划以及相关的标准操作规程。校验的目的是为了确保计量仪表在其量程范围内运行良好，并且测量结果符合既定标准。根据生产商建议要求和该仪器的用途来确定校验或维修频率。
