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仪器设备的采购
食品微生物实验室必须具有进行食品微生物检测所需的仪器设备、试剂和材料,分析结果的可靠性在很大程度上受使用仪器设备、试剂和材料的影响。为了确保采购服务和供给的质量,确保所采购的物品符合测试工作要求,实验室应对所需购买的仪器设备和材料制定文件化内容并规范采购程序,具体可遵循以下步骤和原则:
1.明确采购目的,编制采购文件
实验室在采购仪器设备和材料时,必须明确需要采购的目的,确定采购物品的功能与系统的需要。这就要求事先制定采购文件或填写采购申请表,在采购文件或采购申请表中、应对所要采购的物品提出足够的要求,并对其技术要求进行仔细地描述,包括对仪器进行的系统评估,能否满足用户的需要,价格是否适当,是否有研究与发展的空间,是否有质量保证、数据质量能否提高,是否符合健康、安全、法规的要求等。同时还应考察仪器与附件的大小、环境温度、湿度、仪器的重量、供电系统(电压、电流、特殊插座)、水、气、上下水道、通信系统、网络联结系统、健康与安全方面是否需要特许证等,上述资料可向销售商索取。
编制的采购文件或申请表进行评价。评价的内容包括:采购物品的技术指标和对测试方法要求的满足性；供应商提供的产品质量对测试方法要求的满足性等,以证明采购物品是否满足测试工作的要求。对于申请购置的新仪器设备的评价,实验室相关负责人应组织收集有关仪器设备的信息资料,核实采购文件中申请购置的仪器设备的生产厂家、型号、规格及性能指标等是否满足测试方法的需要。大型仪器设备则需要设备管理部门请有关专家进行论证和评价。
采购申请经批准后应对器设备的供应商进行评价,并保存评价的记录和获得批准的供应商名单,仪器设备的采购应选择信誉高、产品质量好、售后服务好的供应商,与供应商签订的技术合同应尽可能详细,合同中应包括申请书中所有的技术指标信息。购买国产的仪器设备时要注意检查制造计量器具许可证标志;拟购买的进口的仪器设备若属于《中华人民共和国进口计量器具型式审查目录》中的计量器具,应经过型式批准。
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对测试质量有影响的仪器设备,试剂和材料在使用之前必须根据采购文件进行符合性检查并记录。对经常使用、质量稳定的试剂和材料应根据采购文件进行符合性查收。对新的设备仪器购买后,首先要对该仪器设备进行安装确认,仪器设备必须由专业人员安装在合适操作的环境场所,其基本程序是:开箱验收、安装和运行性能确认。
安装确认的主要内容有:
(1)清点仪器设备的软件、硬件是否与装箱单一致,检査有无可见的损伤,确认软件与硬件的版本。
(2)登记仪器设备名称,型号,生产厂商名称,仪器设备的唯一性编号,生产日期,仪器设备使用者姓名,内部固定资产设备的登记及安装地点。
(3)收集汇编和翻译仪器设备使用说明书和维护保养手册。
(4)检査并记录所验收的仪器设备是否符合厂方规定的规格标准。
(5)检查并确保有该仪器设备的使用说明书、维修保养手册和备件清单。
(6)检查仪器设备的安装是否恰当,气、电、水及管路连接是否符合要求,模块之间的通信是否良好,根据需要校验模块、软件(版本)、安装及硬件与软件是否相容,是否有电磁干扰等。
(7)制定使用规程和维修保养制度,建立使用登记本。
(8)制定清洗规程。
(9)明确仪器设备技术资料(图、手册、备件清单、各种指南及该设备有关的其他文件)的专管人及存放地点。
(10)最后对确认的结果进行评估,有效的制定出设备的校验、维修保养、验证计划以及相关的标准操作规程。校验的目的是为了确保计量仪表在其量程范围内运行良好,并且测量结果符合既定标 准。根据生产商建议要求和该仪器的用途来确定校验或维修频率。
